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2009年10月12日 (月)

会議の原則

ICOの森垣英和です

「経営の何してまんねん」で悪しき会議のことについて書きましたが、多くの日本の中小企業での会議はうまくいっていない。
「会して議せず、議して決せず、決して行わず、行って責とらず、これを怪議という」とコンサルになりたてのときに先輩に教えられましたが、やることが目的化した会議がかなり見られる。
規模の大小や業種の違いによって多少の相違がありますが、会社で必要な会議は5つあります。

①経営の意思決定をする会議 ― 取締役会、役員会、常務会、経営会議
②計画の進捗や業績を検討する会議 ― 部長会、拠点長会議、店長会議、業績会議
③業務調整、情報伝達の会議 ― 業務調整会議、現場長会議
④特定テーマ、問題解決の会議 ― コストダウン会議、商品開発会議、販促会議
⑤儀式的な会議 ― 全社会議、経営方針発表会

同じメンバーが良く似たテーマを違う会議で検討している、参加者が多すぎて何も決まらない、一言も発言しない参加者がいる、資料がやたらに多すぎる、時間どおり進まない、代理出席が多い、中途退出するメンバーがいるなど問題を挙げるときりが無いくらいです。

会議の原則、定石としては

①目的明確化の変則 ― 何のための会議か、何を決めるのか、会議の目的がはっきりしない会議はしない、やめる
②参加者選択の原則 ― 目的に合わせた参加メンバーを選ぶ。とりあえず全役職、全部門から、あいつも参加しているから彼も出席させるは見直す
③事前準備、事後フォローの原則 ― 資料の事前分析(問題点をつかんでおく)、必要なミーティング(対策のすり合わせ)、議題の参加者への周知徹底
④衆知を集めての合議の原則 ― 参加者の全員の意見、考えをまとめ会議としての決定をする
⑤決定事項の完全実施の原則 ― 誰がいつまでにどんな方法でやるか、決まったことは必ず実施される
⑥効率運営の原則 ― 定例会議は、出来れば1時間以内、長くても2時間以内

会議の効率化のために常に考えておくことは、

①会議の資料は減らせないか
②会議以外の手段は取れないか
③会議の参加者は減らせないか
④議題を少なくすることは出来ないか
⑤この会議をなくせないか
⑥会議時間を短く出来ないか

良い会議、悪い会議、あなたの会社の会議はどうですか?
会議の成果は十分にあがっていますか?

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