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2009年12月14日 (月)

議事録のすすめ

古山喜章です。

実践されている企業にとっては、
「えっ、何をいまさら?」と思われるかもしれませんが、
会議の議事録を作成していない企業に、ときどきお目にかかります。

会議のなかで、何かを指示したり、決定したり、互いに確認しあったり、といったことが行われます。
しかし、これらのことが議事録に記されないと、
各自がそれぞれの認識でメモをとったり、または取らなかったりします。
メモの内容もマチマチです。
こうなると、決定事項への理解の足並みが、バラバラになってしまいます。

全員が確認できる記録に残りませんから、その場限りで、その後のチェックもされないままになりがちです。
それでは、せっかく人件費の高い人材が集まって会議を行っても、何も成果や問題解決に反映されません。

議事録の作成と確認は、会議のなかでも最も大切なことです。
これによって、課題の進捗管理が行われるからです。
会議の終わりには、その日の決定事項を確認し、その内容を議事録として参加者に配信してください。
そして、次の会議の冒頭で、必ず議事録内容の実施確認をしてください。
実施がされていなかったら、今後どうするのか、さらに追及してください。

議事録の作成と確認は、経営者、管理者が行うべき、進捗管理の基本です。
基本を大切にすることが、企業活動の風土・体質強化に貢献してくれます。
議事録を実践・活用できていない企業は、すぐにでも始めることを、おすすめします。

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