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2010年5月13日 (木)

会議の原則・その2(リーダーの役割)

ICOの森垣英和です。

だいぶ以前に「会議の原則」というテーマでブログを書いたが、今回はその続き。

前回では、会議の原則、定石として
①会議の目的明確化の原則
②参加者選択の原則
③事前準備、事後フォローの原則
④衆知を集めて合議の原則
⑤決定事項の完全実施の原則
⑥効率運営の原則
 などを提起した。

今回は会議の参加メンバーの「良い会議」にするための役割、参加態度について。

会議の種類にもよるが、会議の参加メンバーは基本的には議長、司会(リーダー)、事務局、参加メンバー、オブザーバー、必要な関連メンバーなどによって構成される。
通常、司会(リーダー)が事前に議長(議長がリーダーを兼務する場合もあるが)、事務局等と打ち合わせをして、テーマ・進め方やメンバーについて確認をし、流れのシナリオを考えておく。

会議のリーダーは、
①会議の目的、目的に沿った議題、テーマであるか
②参加者の人選、数は適正か、他のメンバーを入れる必要はないか
③会議の資料は十分か、多すぎないか
④会議のスケジュールはどうか、時間配分、参加者の発言時間、議論の時間、休憩は要るか
⑤会議のツール(ホワイトボード、報告・発表用ビジュアル、ポインター、模造紙、音響など)
⑥会議での役割分担
⑦会議のテーマに合わせた関係者への事前のヒアリング

など十分に考慮したうえで必要な準備を進める。
定例会議についてもそれは必要と考えられる。
しかし、多くの中小企業では、それがほとんど出来ておらず、事務局(多くの場合総務)まかせ。
出た所勝負で進めるため、時間がかかり何も決まらない、決めても具体的でないことが多い。
会議の成果を高めるためには、まず、議長、リーダーが会議をいかに「良い会議、意義のある会議」にしてゆくかの意識、意欲、責任感を強めなければならないと思う。

中小企業において「会議」は問題発見・対策検討の場、情報交換・共有の場、教育・人材育成の場、経営体質・社風作りの場であることを上層幹部は十分認識しなくてはならない。

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