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2010年5月21日 (金)

会議の原則・その3(参加者の心構え)

ICOの森垣英和です。

成果のあがる会議には、リーダーの役割、準備事項の徹底、適正な決定事項の合議と実行、実施結果の確認などが欠かせないが、会議の参加メンバーはどうすべきであろうか?

・又、会議か、時間がもったいない
・参加せよと言われたから出席する(本当は出たくない)
・自分に関係ない報告や、報告からの問題点の指摘ばっかり(対策がない)
・長い、本当は半分の時間でできるのに
・押し付けや、一方通行が多い
・思うように議論ができず、不完全燃焼

など、ネガティブな思いで参加するメンバーが多いのは何故か。

会議自体に問題があることは確かかもしれないが、参加するメンバーの心構えや態度にも問題があるように思える。
会社を本当に良くしたい、問題を改善したい、チームの一員として貢献したいなどの強い思いがあるのだろうか?

会議に参加するメンバーの心構えとしては
①問題意識を持って積極的に会議に参加する(テーマを理解し準備をして、前向きな対策を合議するという気構え)
②議論において十分説得できる意見をまとめる(根拠、事例などを示し、他のメンバーに判り易く説明する)
③議論で対立が生じても逃げない、妥協はしない(反対者や他の発言を十分理解し、より広い視点から正しい判断をする)
④反対のための反対、議論のための議論はしない(誰々が言ったからダメ、空論による議論はしない)
⑤建前でなく本音で議論する(上司や他部門に対して必要なことは本音で議論する)
⑥自部門、自分の意見に固執しない(部門最適でなく全社最適を優先する)
⑦会議の流れに協力する(テーマにあった議論に集中し、早く結論が出るよう自分だけでなく他のメンバーにも働きかける)
⑧会議の進め方などに対して必要な提案をする(資料のビジュアル化、時間効率、席順、問題解決カードなど)
⑨決定事項については責任を持つ(自分の反対した事でも決まったことは実行する、必要なメンバーには決定事項を確実に伝える)

などが必要となる。

たかが会議ではないかという考え方もあるが、されど会議である。会議が変われば会社は確実に変わると思う。

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