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2010年12月20日 (月)

アナログの弊害 ①

古山喜章です。

「電子印鑑では重みがない!」

電子印鑑の導入を進めようとすると、上司にこのように言われた、という方がおられました。
捺印で大切なのは、重みがあるかないか、ではありません。
その内容を承認するかどうか、です。
いくら印鑑に重みがあっても、内容も確認せずに捺印されては、なんの意味もありません。

そして、承認したならすぐに次の段階に進める。
承認しないならすぐに返却する。
スピードが大切なのです。

出張にでかけている間、デスクで承認書類が待ちぼうけをくらうより、電子媒体として承認者のパソコンやスマートフォンに送信し、電子印鑑で素早く承認を得たほうがよっぽど効率的です。

これまでの印鑑だと、決済スピードを速めるため、承認者以外の人が印鑑を押す、ということもあります。
稟議書の回覧担当者が、承認者の印鑑を手元に一式そろえている、という光景も何度となくみてきました。
「それどうするの?」と聞くと、
「いやぁ、非常用です・・・」と言われます。

電子印鑑なら、捺印時の個人パスワード設定ができ、他の人が代理で捺印する、ということもかなり減らせます。
さらに、捺印した時間の記録も可能です。

電子印鑑には重みがない。
これは過去のやり方にとらわれた、大いなる錯覚です。

スマートフォンやタブレットPCが急速に普及しつつある今、承認書類を社外で確認することはかなり容易になりました。
その変化を捉えて決済スピードを速くする。
印鑑ひとつでも、変化に対応できる企業が、成果をあげるものです。
部下はいつも、上司の捺印承認の遅さに悩まされている現実を知るべきです。

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