残業対策 その２

古山喜章です。

残業対策その２
「業務を平準化する」

人事や経理、購買など、管理部門の人からよく聞くのが、
「月末から月初の１０日間くらいに残業が集中するんです」
ということです。

「月末に勤怠を締めてから、残業の集計に時間がかかるんです」
「月初に各部署から伝票が届くんです」
「仕入先からの請求書が月末から月初にかけて集中するんです」
などなど。
どの業種であろうと、この手のことはよく耳にする内容です。

とにかく、一時に集中する、ということが原因なのです。
じゃあ、集中しないように、分散させればよい。

月に一度の締めではなく、１週間ごとや、１０日ごとに締める。
各部署に伝票がたまらないようなルールに変える。
先方に交渉して早めに請求書をもらう。
ダメなら取り急ぎファックスでもらう。
など。

業務が集中しないよう、
他部署や外部との交渉なり、
ルールを変えるなり、
担当者自らが声を上げて働きかけないといけない。

そうすれば、業務が一時に集中せず、
分散化によって平準化されていきます。
それだけで、残業は減ります。

１ケ月の流れのなかで、余裕があるときもあるものです。
そのすき間を有効活用すればよいだけなのです。
一時に集中している業務は、ありませんか？？