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2011年2月 2日 (水)

残業対策 その2

古山喜章です。

残業対策その2
「業務を平準化する」

人事や経理、購買など、管理部門の人からよく聞くのが、
「月末から月初の10日間くらいに残業が集中するんです」
ということです。

「月末に勤怠を締めてから、残業の集計に時間がかかるんです」
「月初に各部署から伝票が届くんです」
「仕入先からの請求書が月末から月初にかけて集中するんです」
などなど。
どの業種であろうと、この手のことはよく耳にする内容です。

とにかく、一時に集中する、ということが原因なのです。
じゃあ、集中しないように、分散させればよい。

月に一度の締めではなく、1週間ごとや、10日ごとに締める。
各部署に伝票がたまらないようなルールに変える。
先方に交渉して早めに請求書をもらう。
ダメなら取り急ぎファックスでもらう。
など。

業務が集中しないよう、
他部署や外部との交渉なり、
ルールを変えるなり、
担当者自らが声を上げて働きかけないといけない。

そうすれば、業務が一時に集中せず、
分散化によって平準化されていきます。
それだけで、残業は減ります。

1ケ月の流れのなかで、余裕があるときもあるものです。
そのすき間を有効活用すればよいだけなのです。
一時に集中している業務は、ありませんか??

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