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2011年2月28日 (月)

会議の報告書

ICOの森垣英和です。

仕事柄、多くの会社の会議に参画します。
役員会、経営会議、部長会、業績検討会議、業務監査会議などの定例会議、
年度計画策定会議、改善会議、新商品開発会議、人事考課評価会議、懲罰会議などの特別な会議。

特に定例会議での会議報告書をみると、その会社や報告者のレベルがハッキリとわかります。

①資料が完全に記入されていない(記入されていない空白の欄がある)
②報告が箇条書きでなく文章で長々続く
③記号、番号が抜けている、統一されていない
④重要な事項順に記入していない
⑤問題点が現象だけで原因や真因が明確にされていない
⑥5W2Hや数値での報告になっていない
⑦作成者、チェック者、承認者の氏名が記述されていない

挙げだすとまだほかにもまだまだあると思いますが、
総じて言えることは会議報告書の策定が、
定例会議のための作業になっていること、
月次での部門の総括、対策を考える重要な仕事であるとの認識があまりないことが、
原因の一つとして考えられます。

会議報告書の誤った考え方として

①会社が書け、報告しろというから作る
②報告のための資料だからあまり手をかけないでおこう
③対策はやれなくても仕方がない
④現場の状況は現場でないと分からないから報告はアバウトでよい
⑤毎月そんなに変ったことが起こらないから前月と同じでよい

そうしたことをベースの報告書での会議は開いてもあまり効果はあがりません。
会議報告書の正しい考え方、例えば

①自部門の反省、問題点をつかみ、次の月次の対策を考える大切な仕事である
②月次の問題点や改善事項を部門のメンバーに共有するためにも必要である
③予実差異の原因対策、計画の進捗と対応を報告書策定で真剣に考える
④対策は誰、いつ、どのように、どれだけなど具体的にする
⑤報告書は自部門の改善、成長、チーム力などの進歩の記録である

など作成するメンバーが理解することが必要です。
最近はペーパーレスでプロジェクターを使っての報告が増えていますが、
必要な資料は選んで、ペーパーで配布する必要があります。
プロジェクターでの報告は情報が通りすぎるだけで、じっくり考えることがあまりできません。
報告書1枚でその部門の現状が手に取るように分かる、そうした報告書にしたいものです。

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