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2011年9月22日 (木)

請求明細書のデータ化が進みつつある

古山喜章です。

ある企業の経理担当者から、
「請求明細書をデータでくれるところがポツポツあります」
とお聞きしました。

私が経理マンだったころ、
取引先から毎月送られてくる大量の請求書を、
1枚1枚めくりながら、明細を全てチェックする、
という作業を繰り返していたのを思い出しました。

で、
チェックが終われば、厚紙で表紙と背表紙を作り、
タコ糸で縛って請求書綴りを作成するわけです。

なんと効率の悪い!!!

請求明細をデータでもらえれば、
請求書のデータ保管が可能です。
明細チェックもデータを見ながら可能になります。

おそらく納品書も、データ化が進むことでしょう。
納品する側と納品される側が、
互いにタブレットPCやスマートフォンを持ち、
納品書をその場でデータ転送する。
そして、納品された側はデータ承認すればよい。

返品や修正も、その際にデータで完了すれば、
後で本部で修正する、などということも不要です。

そうなれば、
納品書=請求書、となる精度はグンと高まるはず。
請求明細とのつき合わせ作業、
という効率の悪い業務もなくなることでしょう。

ペーパーレスに取り組むなら、
裏紙の利用も大切ですが、
紙を膨大に使用している請求書や納品書に、
もっと目を向けてほしいものですね。

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