取引契約書は更新していますか？

古山喜章です。

取引先との契約書を見せていただくと、
“特に結んでいないです”とか、
“最初に契約はしたんですが・・・”とか、
“どこかにあると思います・・・”など、
といった状況になっていることがよくあります。

総務の担当業務になっているケースが多いのですが、
日常業務にさして支障がないので、
きっちりとした管理をおろそかにしがちです。

で、いざトラブルが起こると、
“契約書はどうなっていた？”
“なぜ取引継続してるのに契約書は更新されていないのか”
“こんな内容ではわが社に不利じゃないか”
など、ようやく管理不行き届きが明るみに出てきます。
でも、それでは遅いですね。

取引契約を交わす時には、その内容を自社でチェックする。
あるいは顧問弁護士などに確認してもらってください。
自社に不利な項目・内容があれば、先方に打診・確認することです。
この時点で放置すると、後では変更する機会を逸します。

と、多いのは、更新されずにそのままになっているケースです。
双方異存なければ自動更新とする、ということならよいのですが、
そのような更新に関する項目もなく、
取引が継続している場合があるのです。

これらのようなケースがあれば、何ごともないうちに、
契約書を再度整備しておくことです。
“管理手順を見直したいので”と申し出ればよいでしょう。

何かトラブルが起こってからでは、
契約内容を見直すといっても、応じてくれるはずはありませんので。