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2011年11月29日 (火)

取引契約書は更新していますか?

古山喜章です。

取引先との契約書を見せていただくと、
“特に結んでいないです”とか、
“最初に契約はしたんですが・・・”とか、
“どこかにあると思います・・・”など、
といった状況になっていることがよくあります。

総務の担当業務になっているケースが多いのですが、
日常業務にさして支障がないので、
きっちりとした管理をおろそかにしがちです。

で、いざトラブルが起こると、
“契約書はどうなっていた?”
“なぜ取引継続してるのに契約書は更新されていないのか”
“こんな内容ではわが社に不利じゃないか”
など、ようやく管理不行き届きが明るみに出てきます。
でも、それでは遅いですね。

取引契約を交わす時には、その内容を自社でチェックする。
あるいは顧問弁護士などに確認してもらってください。
自社に不利な項目・内容があれば、先方に打診・確認することです。
この時点で放置すると、後では変更する機会を逸します。

と、多いのは、更新されずにそのままになっているケースです。
双方異存なければ自動更新とする、ということならよいのですが、
そのような更新に関する項目もなく、
取引が継続している場合があるのです。

これらのようなケースがあれば、何ごともないうちに、
契約書を再度整備しておくことです。
“管理手順を見直したいので”と申し出ればよいでしょう。

何かトラブルが起こってからでは、
契約内容を見直すといっても、応じてくれるはずはありませんので。

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