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2011年11月10日 (木)

社内閲覧文書の電子化は進んでいますか

古山喜章です。

事業所が複数箇所に点在している場合、
各事業所ごと、就業規則などの規程を閲覧できるよう、
対応されていることと思います。

その際、
分厚いファイルに紙面の規程が閉じられている状況を、
見る機会がまだまだ多いのです。
文書そのものはワードやエクセルですが、閲覧は紙で、
ということです。

そのため、ちょっとした追加や修正のたび、総務部門では
各事業所分をコピーして配布します。
で、各事業所では、ファイルに差し替える、という作業が
発生します。

もっと言えば、その過程で差し替えが忘れられ、古いままになる。
あるいは、古い文書を捨てないのでファイルがどんどん分厚くなる。
などということが起こってきます。
全社で考えれば、大きなコストやムダが発生します。

かと思えば、
各事業所ではパソコンやタブレットPCで閲覧している、
という企業もあります。
グループウェアやクラウドを使い、
本部でデータ更新すれば、それで完了です。
規程に基づく申請書類も添付し、フォーマットを管理する手間も省けます。

そのようなことが、ほとんどコストをかけずにできる時代です。
社内に一人、方法を知っている社員がいれば、できることなのです。
ドロップボックス、エバーノート、グーグルドキュメント、サイボウズ、
など、社内文書を共有するための道具はいくらでもあります。

難しいことではありません。
きっと、実現できる人材が社内にいるはずです。
個人レベルでは、スマートフォンやPCなどで、
同じことをやっている人間が、ざらにいるはずなのです。
その人材を見つけ出し、やらせてみてください。
閲覧文書の電子化が進み、ムダなコストが省けるのですから。

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