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2012年7月30日 (月)

アナログ企業 九つの大罪 ⑥

古山喜章です。

IT化が遅れている企業は、
それだけで人件費や諸経費が増えてしまいます。

Anarogunotumi

~⑥勤怠管理  罪名:業務一時集中罪 ~

“あなたの会社はなぜそんなに月次決算が遅いのですか?”
とお尋ねたしたとき、最も多い答えが、
“いやぁ、うちは賃金計算に時間がかかるんです”
というものです。

人を雇い入れている会社であれば、多かれ少なかれ、
勤怠業務が発生します。
中でも、毎月発生するのが、賃金計算業務ですね。
IT化が進んでいる企業であれば、
勤怠カードがIDカード化や電子化されており、
日々データ登録されれば、その都度、
担当者による賃金計算業務が進んでゆきます。

ところが今だに、紙のタイムカードを使用し、出・退勤時に、
“ガッシャン!”と打刻する場面を見かけます。
勤務地が1ケ所なら、それでもよいでしょう。
しかし、勤務地が複数になると、とにかく月末がすぎないと、
賃金計算担当者のもとにタイムカードが届きません。
で、届くにしても、一斉にカードが集まってきます。
これでは、賃金計算業務が遅れるはずです。

“全員のタイムカードがそろっていない!”
“打刻モレがあると、現場に問い合わせないとわからない!”
“問い合わせても、本人や責任者が不在でその日はわからない!”
“マスター登録していない人物のタイムカードがある!”
などなど、さまざまな確認業務が一斉に発生してくるのです。
計算業務は遅れる一方です。

とにかく、一時に業務が集中するから、月次決算が遅れるのです。
ならば、
賃金計算業務も、平準化できるようにすればよいのです。

それには、日々のデータを電子化し、さまざまな確認業務を、
随時できるようにしておけばよいのです。
電子化していても、打刻モレなどは発生するのです。
しかし、その都度修正できれば、月次決算に影響を与えることは、
ほとんどありません。
とはいえ、電子化していても、結局は、確認業務を後からするような
人事担当者ばかりだと、これはこれで、アナログ企業と同じです。

勤怠管理はどこの会社でもある業務ですから、
IT化も早くからされています。
90年代半ばころから、電子化が進んできましたね。
ということは、業務一時集中罪は、IT化遅れ17年の罪に値する、
といったところですね。

“勤怠業務は月末を終えてから時間がかかるもの”、
というのは、遠い過去の話しです。
今は、月末が終われば、勤怠データを確定できる時代です。
多少の確認があるにせよ、月末の翌日には終わるはずなのです。
あなたの勤怠業務はいつ確定していますか?

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