アナログ企業 九つの大罪 ②

古山喜章です。

ＩＴ化が遅れている企業は、
それだけで人件費や諸経費が増えてしまいます。

～②保管文書　　罪名：保管場所占有罪　～

ＩＴ化が進んでいる企業では、保管文書が少なくなってきています。
それは、電子媒体で保管されているから、ですね。

総務であれば、会議や決済関連資料が、
人事であれば、賃金、教育、採用関連資料が、
経理であれば、事業計画資料や月次決算関連資料などが、
大量のファイルに保管されている光景を、今もよくみかけます。

過去のものを見ることが、なくはないですが、
それほどしょっちゅうは見ませんね。
電子保管をして、必要なときに電子媒体で見る、
というだけで十分ではないでしょうか。

あの大量の書庫のスペースだけでも、ばかにはできません。
それだけで、オフィスの賃貸スペースが増えてしまいます。
さらに、トランクルームなどを借りると、ますますコストアップです。

それに、見たい資料を探し出す時の労力が大きいですね。
私もよく、トランクルームの資料を引っ張り出したり、
大量の書庫から探し出す、ということを以前にしたことがあります。
季節にもよりますが、かなりの肉体労働です。

電子化すれば、検索すれば、一瞬で探し出すことが可能です。
紙媒体で以前に作成されたものでも、
今はスキャナーでＰＤＦ化するなど、電子化が簡単にできるはずです。
オフィス賃料やトランクルーム賃料が不要になるなら、
その保管作業くらい、派遣でもなんでも雇えばいいのです。

ＰＤＦソフトやスキャナーは、２０００年代になって格段に進化し、
スピードアップとともに、コストダウンもしました。
そう考えると、この保管場所占有罪は、
ＩＴ化遅れ約１０年の刑に値する、といったところですね。

保管文書をその都度、電子化することにしておけばよいし、
そもそも、電子媒体で作業を済ませれば、電子化する、
という作業も不要です。

保管文書の電子化状況はどうか、確認してみてください。