アナログ企業 九つの大罪 ④

古山喜章です。

ＩＴ化が遅れている企業は、
それだけで人件費や諸経費が増えてしまいます。

～④会議資料　　罪名：準備時間多発罪　～

どこの会社でも、何らかの会議があります。
会議には、資料がつきものです。
ＩＴ化が進んでいる企業では、資料は完全に電子化されています。
紙の資料は一切ありません。

ＩＴ化が遅れている企業では、資料は紙です。
経営者が一言、
「紙の方が見やすい」とか、
「紙だと書き込みができる」などと言ってしまうと、
もうそれまでです。
資料を準備する側は、「紙でなきゃいけない」と思ってしまいます。

資料がそろっているか確認する、
未提出の人に催促の電話をする、
人数分を印刷する、
並べ替える、
Ａ３サイズのものはＡ４サイズになるように折り返す、
ダブリやモレがないかチェックする。
と、ここまで来るのに一苦労です。
そうこうするうちに、
“〇〇部の資料が１枚差し替えになりました！”
という情報が入り、
またもや印刷、そして差し替え、再確認、と、
まあ、時間がかかります。
会議資料を冊子にする、ということ自体が、
毎月の恒例行事です。

これが、社内の各会議で毎月行われているとしたら、
その労務コストを考えただけでも、ゾッとしますね。

私もかつて会社員時代、まだ電子化などの手段がないころは、
上記のようなことをしていましたから、
準備作業をする面倒くささはよくわかります。
しかし今や、そのようなことをしなくても、
電子媒体で資料を準備することは、簡単にできるし、
コストもさほどかかりません。

私の指導先でも、
クラウドやグループウェアを使う企業が増えてきました。
そうすれば、資料作成者がデータ保存した時点で、
会議出席者全員が資料を閲覧・共有できます。
準備もいらないし、事前に資料に目を通すこともできます。
資料に修正を加えても、新たな手間は発生しません。
どう考えたって、このほうが効率が良いのです。

ただ、電子化をした場合、使用するパソコンも、
最新のものにしておいてほしいですね。
資料は電子化されているけど、ＰＣが古く、
閲覧に時間や手間がかかるようでは、片手落ちなのです。

電子媒体での会議資料が目立って増え始めたのは、
ノートＰＣやＵＳＢメモリーが低価格になった、
２００４年ころからです。

ということは、この準備時間多発罪は、
ＩＴ化遅れ８年の罪に値する、といったところですね。

“会議資料の準備ならまかしてください”
“あれは段取りが大事です”
と言ってはりきる事務員がいるようでは、困るのです。