アナログ企業 九つの大罪 ⑤

古山喜章です。

ＩＴ化が遅れている企業は、
それだけで人件費や諸経費が増えてしまいます。

～⑤社内決裁　　罪名：決裁延滞罪　～

どこの会社でも、社内の決裁や稟議というものがあります。
ここでも、ｉＴ化されているかどうかで、大きな違いがあります。
ＩＴ化が進んでいる企業では、電子媒体で稟議書や決済願を回覧します。
そして、捺印も電子印鑑で行います。
なので、最終決裁までのスピードが格段に速いのです。
遅れていれば、誰のところで停滞しているか、すぐに確認できます。

ＩＴ化が遅れている会社では、
まず、稟議書や決裁願が紙媒体です。
さすがに手書きはほぼ絶滅していますが、
ワードやエクセルで起案者が作成している場合が多いですね。
で、起案者が主管部署に提出して受理され、
捺印欄の順番に、稟議書が回ってゆきます。

すぐに回覧されればよいのですが、そう簡単にはいきません。
どこかで止まることが多々あります。
そうなると、どこで止まっているのか、探し回ります。
怪しいのは、出張中の人物や、デスクの上が書類だらけの人物です。
で、すぐに見つかればよい方で、結局行方がわからず、
同じものを再発行する、などと言う場合もあります。

〝決裁を早く回せ！〟と社長に言われたものの、
「いやぁ、結局はいつも社長の捺印待ちなんですよ」
という声を聞くこともあります。

とにかく、紙媒体で稟議を回せば、決裁まで時間がかかるのです。
加えて、回覧・捺印が遅れないように管理部門がチェックし、
回覧を終えた稟議書をファイリング・保管する、という手間が発生します。
〝○○の稟議書を見せてくれ〟と言われたら、探し出すのがまた手間です。

電子媒体の回覧システムや電子捺印システムなら、
誰がいつ捺印したかの記録が残ります。
出張先でも海外でも、ネットワーク環境さえあれば、すぐに閲覧できます。
コメントを容易に書き込めたり、差し戻しすることも簡単です。
見たい稟議書は、検索すれば各自ですぐに閲覧できます。

回覧システムや電子捺印システムが、
低コスト化されて普及し始めたのは、２００５年くらいからです。
ということは、決裁延滞罪は、ＩＴ化遅れ７年の罪に値する、
といったところですね。

決裁が速いということが、経営において重要なことは、
経営者なら誰もが承知しているはずです。
ならば、このようなシステムを活用し、
経営スピードを上げればよいのです。