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2012年8月 3日 (金)

アナログ企業 九つの大罪 ⑧

古山喜章です。

IT化が遅れている企業は、
それだけで人件費や諸経費が増えてしまいます。

Anarogunotumi

~⑧実棚卸業務  罪名:電子化時間発生発罪 ~

製造現場なら材料在庫、小売・卸売業なら商品在庫と、
棚卸業務が発生します。
この業務も、IT化が遅れている企業では、
「いやぁ棚卸業務が大変なんですよ」などと言われます。

で、よくよく聞くと、方法が極めてアナログ式なのです。

まず、手書きの棚卸表を用意し、二人一組で行います。
一人は数量を数えて数を読み上げ、
もう一人が、その数量を棚卸表に記載します。
この作業を一人で行う企業も多いです。
一人だろうと、二人だろうと、とにかく、棚卸表に手書き、
ということに変わりありません。

そして、
その手書き数量を、エクセルなどに入力して、電子化します。
その電子化だけで、かなりの時間が必要になるのです。

また、手書きする人と入力した人が異なる場合が多く、
さまざまな確認事項が発生します。
記入欄が間違いではないか?
単位を勘違いして数量を記入しているのではないか?
空欄に新たなアイテム名が書かれているが、何かわからない。
数字が汚くて読めない。
なんやかんやで、入力以外にも時間を取られます。

IT化が進んでいる企業では、まず、初期データを電子化します。
つまり、紙に手書き、ということをしません。
バーコードなどを活用して、ハンディ端末で読み取り、数量を入力します。
なので、手書きから電子化のための入力時間が不要なのです。

こうなると、棚卸業務そのものが短時間でできますから、
実際の棚卸業務も、毎月末などにしっかり行います。
ところが、アナログ式だと、時間がかかるのがわかってますから、
棚卸業務を極力しないようにしようとします。
年度末しかしない、という企業も少なくありません。

これでは実際の在庫状況がつかめず、
決算対策が後回しになったり、
期末になって大量の不良在庫が発覚したり、
置き場が乱れていて棚卸モレが発生したり、するのです。
これでは困ります。

バーコードやIDで在庫管理することが普及し始めたのは、
1990年代最初のころです。
ということは、この実棚卸業務における、“電子化時間発生罪”は、
IT化遅れ約20年の罪に値する、ということですね。

実際の在庫状況を素早くつかみ、早期に対策をたてるためにも、
初期データの電子化を、進めてほしいのです。

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