アナログ企業 九つの大罪 ⑦

古山喜章です。

ＩＴ化が遅れている企業は、
それだけで人件費や諸経費が増えてしまいます。

～⑦受発注　　罪名：確認作業多発罪　～

先般、マクドナルドが全店舗での発注業務を自動化する、
という記事が発表されていました。
飲食業、小売業など、多店舗展開している企業にとって、
受発注業務は毎日発生する、事務作業のひとつです。
各店舗で発生する業務ですから、
効率が悪いとそれだけで、業績を圧迫する要因となります。

ＩＴ化が進んでいる企業は、自動発注により、
店舗での作業軽減ができています。
完全自動発注までゆかずとも、ＰＣや通信機器を使い、
過去データや在庫データから参考発注データを導き、
修正入力のみする、という半自動発注になっている、
という企業が多いですね。

ところが、いまだにファックスや電話が主体、という企業もあります。
発注者が、紙の発注書に日付や数量を記入する、
一覧表にないものは、空白欄に品名を書いて数値を記入する、
という、ふた昔ほど前の方法を、いまだに見かけるのです。
この場合、受ける側がまず大変です。

数量を書き間違えている、
単位を書き間違えている、
別の商品の記入欄に書いてしまっている、
単純な計算を間違えている、
日付を間違えている、
数字が汚くて“１”ともとれるし“７”とも読める、
などなど、まあいろいろと不具合が発生します。
その都度、店舗に電話をして確認をします。
とにかくいちいち、確認の電話をすることになるのです。

送る側も大変です。
各店舗の発注時間が同じ時間帯に偏るため、
ファックス送信してもなかなか繋がらず、
ファックスの前で送信を確認できるまで、
何度も送信ボタンを押し続けていたりします。
送信を確認するまでに、時間がかかるのです。

結局、
送る側も受ける側も、確認の時間がやたらと発生するのです。
それを正社員がやっているとしたら、膨大なコストロス、ですね。

受発注が手書き＆ファックスでなく、電子化が普及し始めたのは、
１９９０年代初めころです。
ということは、この受発注による、“確認作業多発罪”は、
ＩＴ化遅れ約２０年の罪に値する、ということですね。

まだまだ半自動だという企業は、早く完全自動化にすることです。
人が考えるより、機械が考えたほうが、結局は精度が高い、
ということが往々にしてあるのです。