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2012年9月12日 (水)

まだあった、手書きの元帳

古山喜章です。

先日、ある企業で売掛金台帳を見せてもらうと、
見事なまでの手書きの元帳が出てきました。
まるで、タイムカプセルから出てきたかのような元帳ファイルです。
でも、確かに背表紙には、"平成24年"と記されています。

「いまどき、手書きですか????」と尋ねると、
「いやぁ、これが見やすいんですよ~」
と、経理担当者が言うのです。
「見やすいかもしれないけど、これ、書くのに時間かかるでしょ??」
「いやいや、慣れていたら速いですよ」
と、平然と言うのです。
どう考えても、入力したほうが速く、誰でも短時間で可能です。

で、よくよく聞くと、
会計システムを全く使っていないわけではないのです。
"〇〇奉行"なるものを使っているのです。
結局、中途半端にシステム化されていて、使いこなせていない、
だけなのです。

上記の売掛金台帳にしても、
取引先コードが活用されていないだけです。
なので、
取引先別の売掛金元帳が、手書きのまま生き残っているのです。

また、売上管理の既存システムのデータを、
〇〇奉行に移行できていない、ということも出てきました。
「できなくはないみたいなのですが、お金がかかります」
このような発言も、よく聞きますねぇ。

必要なら、お金をかければいいのです。
毎月手書きでしていれば、余分なコストはかかっていない、
ように思い込んでいるだけです。

中途半端にシステム化され、活かしきれていない。
"名ばかりシステム化"とでも言いましょうか。
で、経営者は、システムを導入しているのだから、
うまく活用されている、はず、だと思っているケースが多い。

末端業務までシステムが活かされているか、
一度確認してみてはいかがでしょうか?
これ以上固定費が下がらない、と嘆いている企業ほど、
このようなことがあるものですよ。

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