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2012年10月 6日 (土)

企業で起こる不正② その2

福岡雄吉郎です。
前回の続きとして、収入印紙、ハガキなどの横領に
対する防止策を紹介します。

収入印紙、ハガキ、切手、回数券などは、
会計上、「貯蔵品」という科目で処理します。
この処理の方法は2通りあります。
1)購入時に、資産として計上し、
使った都度、損金(租税公課、通信費など)として処理する方法
2)購入時は損金として計上し、 
  決算のときに、実際に残っている金額を資産に計上する方法
  (費用を戻すことになります)

不正防止に効果的なのは、
会計上は「1」の方法を採用し、
期中は受払台帳を使って管理することです。
そして、定期的にBSの貯蔵品残高と、
現物が一致しているか確認することです。

反対によくないのは、
会計上は「2」の方法を採用し、
期中も受払台帳を使わないことです。
前回ご紹介した企業は、このケースです。

「2」の方法を採用している場合は、
受払台帳を作って、定期的に現物と台帳上の枚数を
チェックすることです。

しかし、貯蔵品のようなものを、
細かく管理するのは、
非効率だとお考えの方が多いです。

貯蔵品自体は、大した金額でないのに、
上記のように管理しようとすると、
手間もかかるしコストもかかります。

手間もコストも省くためには、
収入印紙や切手などを、
郵便局に配達してもらうことです。

自分で買いにいく場合は、
いちいち出掛けるのが面倒です。
「使うかわからないけれど、念のため買っておこう」
と考えて、どうしてもまとめ買いします。

そうなると、余分な収入印紙や切手を、
会社に置いておくことになります。
これが、管理の手間、あるいは不正に
つながっていきます。

しかし、必要なときに必要な分だけ
配達してもらえば、余分な貯蔵品はなくなります。
管理する手間もかからず、不正も発生しようがないです。

また、支払はその都度行わず、
月末で一括払いする方法を選択すれば、
支払事務の負担やコストを削減できます。


貯蔵品について、
1)持たないような仕組みになっているか?
2)もし持っている場合は、
帳簿と現物を定期的にチェックしているか?
3)必要以上に多く持っていないか?
などの観点から、一度チェックされてはいかがでしょうか。

貯蔵品も在庫の一種と考えて、
減らしていくことが大切です。

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