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2012年11月17日 (土)

企業で起こる不正⑧

福岡雄吉郎です。

今回は、医薬品販売を営むA社で起こった不正を紹介します。

A社の営業部長U氏は、中途採用で入社しましたが、
当時から営業成績は抜群で、
若くして、営業部長に昇格しました。

商品の発注、検品、入庫、出庫は、
すべて社内システムで行われていたのですが、
U氏の担当する一部の顧客だけは、例外でした。

U氏から、購買担当や入庫担当に対しては、
「その顧客は非常に気難しいお客様で
私が直接、担当しなければならない。
電話がかかってきたら、すぐに対応しなければいけないから、
商品は私の手元に置いておきたい。
商品は私のデスクに直接、持ってこさせるようにする。」
などと説明が行われていました。

A社では、商品の入庫時には、
発注データと入庫商品を突き合わせて、入庫登録していました。
また、出庫時には、出荷指示書に基づき、
倉庫担当者が出荷商品をピックアップし、
出荷データと出荷商品を突き合わせて、出庫登録していまいた。

しかし、U氏の顧客については、例外でした。
U氏からの指示に基づき、各担当者は言われるがまま、
システムへ登録を行っていたのです。

また、棚卸の際には、U氏から
「私の手元には、○○○個ある。
データ通りの数量があるから、問題ないよ。」
と言われ、実際に商品にあたることはせず、
在庫数量を確定させていました。

それぞれの担当者は、
「営業部長のU氏が言うのだから、間違いないだろう。」
と、U氏の指示や発言に疑問を持たずに、
処理を行っていました。

実はU氏は、借金を抱えており、
その返済のために、この商品を転売し、
返済資金を捻出していました。

U氏のもとに届けられた商品は、
U氏が部下に見つからないように、
こっそりと自分のカバンに入れて、
持ち帰っていました。

しかし、あるとき、たまたま部下に見られてしまいました。
不審に思った部下が、役員へ報告したことをきっかけに、
社内調査をした結果、U氏の不正が発覚しました。

今回の不正に対する対策は、一言でいえば、
「例外をつくらないこと」になります。

管理職が例外を作った場合、
それが不当なもの、不合理なものであっても、
部下から指摘はしづらく、黙認されてしまいます。

立場も上で、実力もあるような上司の場合、
「ルール通りにしてください。」とは言えません。
「誰にモノを言っているのだ!」と言われるだけです。

この対応策として、
・社長直結のヘルプ(SOS)ラインを設置すること
・各部署の社員から社長宛に、メール等で情報を定期的に報告させること
などが考えられます。
もちろん、情報の出所が漏れないようにすることが大前提です。

「情報の出所が漏れた場合、
自分自身の立場に危険が及ぶかもしれない。」
そう考えると、部下は指摘することをためらってしまいます。

まとめると、今回の不正は、
・商品の入庫時、出庫時にはデータと商品を突き合わせること
・棚卸時には、在庫データと商品を突き合わせること
という原則が破られてしまったため、起こってしまいました。

この不正を防止するには、
自社の発注、検品、入庫、出庫のそれぞれの業務について、
(1)社内ルールはどのようになっているか?
(2)例外的な処理が行われていないか?
(3)例外的な処理が行われている場合、理由は正当か?
を確認する必要があります。

そのために、
①社長直結のヘルプラインを設置する
②従業員から社長に、定期的に報告させる仕組みを作ること
などを検討されてはいかがでしょうか。

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