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2012年12月 5日 (水)

本には書けない、実務の世界 ①

古山喜章です。

経営や管理業務に関するノウハウ本には、
あるべき姿が書かれています。
しかし、実務をやっていると、
全うなノウハウだけでは行き詰まる場面に巡り合います。

~手計算の地獄をみたことがありますか~

経理で売上担当業務をしていたときのことです。
今でもありますが、ノウハウ本なら、
「売上高は日別・店別に日計表に記載し、定期的な集計・チェックを行うこと」
などと書かれています。
まあ、そりゃそうなのですが、実際にやるのは大変です。

20数年前、まだ、パソコンが社内になかった時代、
数十店舗の売上高を、日計表に日別に記載し、10日ごとに集計してました。
店が記載した売上表とレジジャーナルをチェックし、数字を書いてゆきます。
この時点でも、店の記入した数字がわかりづらいなど、四苦八苦します。

で、いよいよ数十店舗10日分の売上高を、電卓でたたき、
縦計・横計を合わすのですが、
これがなかなか合わないんですねぇ。

合わなければ細かく区切ってチェックし、どこが違うのかを、
見つける作業から行います。
それでも、間違いが簡単に見つからないときなどがあり、
書き込んだ数字は、消したり書いたりで汚くなり、
どんどんと自分自身が深みに追い込まれてゆくのです。
まさに、手計算の地獄をみたかのような気分になるのです。
当然、時間がかかり、こんな業務でも深夜までかかっていたのです。

管理業務の中には、このようなことがいくつもあり、
こんなことはいつまでもやってられない、
ということで、当時はOA化、と言ってましたが、
今でいう、IT化をどんどんと進めていったのです。

つまり、
ノウハウ本のとおりにやっていたところ、
それではあまりにも大変すぎる、なにか方法はないか、
というプロセスを経たからこそ、合理化が進んだのです。
ノウハウは必要ですが、それを超えて合理化があるのです。

やはり、“困らなければ、チエがでない”なのです。

最近でも、それぞれの企業で管理業務を拝見すると、
“もっとこうすればよいのに”
“今ならこういう方法があるのに”と思うことは多々あります。
で、それが進まないのは、結局、担当者がそれほど困っていない、
というところにも、大きな原因があるのです。
こと管理業務については、困っている人がいないと、困るのです。

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