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2012年12月 8日 (土)

企業で起こる不正⑪

福岡雄吉郎です。

今回は、どの企業でも起こりやすい、
経費精算に関して起こる不正を紹介します。
多くの企業では、顧客を訪問する際の交通費、雑貨購入代など、
多くの場面で経費精算する場面が出てきます。

この経費精算、経理や上司、また経営者のチェックが甘いと、
水増し請求される可能性が高くなります。

・電車代を水増しして請求する
・実際には利用していない、遠回りの経路で申請する
・定期券代を二度申請する
・買ってもいない雑貨代を請求する
などなど。

多くの場合、従業員が立て替える経費は、
多頻度かつ少額であるため、全てチェックできない場合があります。
そこにつけ込み、従業員は経費を水増し請求するのです。

従業員が水増し請求するのを防ぐには、
(1)水増し請求されるリスクを経理に伝え、
経理に精算額の妥当性を確認させる
(2)経理部長、あるいは担当役員が定期的に経費精算書を確認する
(3)まとまった金額を支出する際は、事前申請制とし、
精算時には、必ず領収書を添付させる
(4)従業員別の経費精算額の月次推移表を作成してみる
(5)異常がなくとも、あえて従業員に経費内容を質問してみる

現場社員と経理が馴れ合いの関係になっていると、例えば、
「領収書を添付してないのだけど、今回は見逃して」
「しかたないですね。今回だけですよ。」
なんてことが起こるものです。
そういう場合に限って、水増し請求されているものです。

上記のような対策をとることで、従業員に対して、
「経費は細かくチェックされる」という意識を植え付けます。
そうなると、水増し請求はもちろん、
経費の無駄遣いも抑えることができます。

しかし、これらの対策を行おうとすると、
経理の手間や負担が増すのも事実です。
数百円の電車代が正しいかどうか、
全て丁寧にチェックしていくのは、現実的ではありません。

チェックの負担を減らす方法として、
電子マネーや経費精算システムの利用、があります。
Suica、PASMO、ICOCAなどの電子マネーは、
いまや全国に普及しています。

そこで、社員にはSuicaなどの電子マネーを使って移動させ、
経費精算の際に、移動履歴を添付させます。
(券売機で、最大50件の移動履歴が印字できます。)
経費精算書と移動履歴を照合することで、
経理は自分で金額を調べる手間が省け、
簡単に申請額が妥当か、チェックできます。

また、経費精算に関するシステムを導入するのも一つです。
システムの導入コストはかかりますが、
経費精算やそのチェックの負担は大きく減らすことができます。
「NAVI TIME」や「駅すぱあと」などの、
経路検索ツールに連動した経費精算システムが、
各社から販売されています。

システムを利用して手間を減らし、ところどころ、
人の目でチェックしていけば、効率的かつ効果的に経費精算できます。

自社の経費精算のチェック体制がどのようになっているか、
改善すべき点がないか、一度確認されてはいかがでしょうか。

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