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2013年2月13日 (水)

支払金額はどうチェックしてますか?

古山喜章です。

毎月発生する、各取引先への支払金額は、
どのようにチェックしていますか?

“経理部長が担当することになっています”
と言いながら、
その経理部長はほぼノーチェックの事務的捺印で、
実際には、仕入れ担当者まかせだった、
という場合がよくあります。

で、そのような実態を、
仕入れ担当者自身はわかっているのです。
だから、
注意力不足になり、間違いが発生する。
あるいは、
不正をしてもわからないのではないか?
という、よからぬ事が起こってくるのです。

“上司がきっちりチェックしないから、自分がしっかりしなければ”
という人材は、どちらかといえば少数派なのです。
多くの場合、
“どうせチェックされないのだから、ザザッとやっておこう”
くらいの気持ちになってしまうのです。
そうなるとノーチェック同然ですから、
間違いがあっても、気づかない場合だってあります。

完全にシステム化されているなら別ですが、
中小企業の場合、
初期データを手入力で行うケースが、まだまだ多いです。
チェック責任者は、業者別の振込金額一覧を見て、
無作為に質問をするなど、チェックをしてほしいのです。

私がかつて仕入れ担当者だったころ、
毎月の支払額確定の捺印をもらうため、
オーナーの最終チェックがありました。

“こんな業者いつからあった?”
“この業者はなんでこんなに金額が多い?”
“この業者は何を扱っている?”
“なぜこの業者に切り替わった?”
などなど、
毎月10分くらいヒアリングのチェックを受けていました。

答えれないと叱られますから、こっちも毎月必死です。
金額間違いがないかチェックする、
初めての業者ならどんな業者か調べておく、
ということを常に行っていました。
今にして思えば、そのようなチェックがあったからこそ、
ミスを減らすことができていたのだと実感しますね。

大きな過ちにならないうちに、
今一度、支払額のチェックをしてみてください。

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