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2013年5月20日 (月)

遅れていませんか? データ化・システム化 ③

古山喜章です。

さまざまな企業で実務を見ていると、
“えっ、まだそんなやり方やっているの?”
という場面に出くわします。
そうです、データ化・システム化が遅れているのです。

③発注データ

受注だけじゃなく、発注が手書き、
というのもよく見かけます。

“まず発注書を書いて、ファックスで流します”
“その発注書を、入力してデータ化してます”
“裏紙に発注する品名と数を書いて、電話で注文します”
“注文したら、その裏紙は置いておくことになっています”

その現場ごとに、アナログならではの工夫はあります。
が、所詮は手書きです。
ミスをなくそうとすればするほど、手間がかかります。
“発注書に書き間違えがないかチェックします”
“ファックスの受取り確認の電話をします”
“後で確認しやすいように発注書をファイルします”
などなど・・・。

確認やファイリングなど、
顧客にはなんの付加価値もない業務がくっついてきます。

最初から発注をデータ入力し、そのまま送信。
承認されれば、承認メールなどが来るようにすれば良い。
フェイスブックの友達申請みたいなものです。
そんな技術はすでにあるのです。

実際、自社の発注がどのように行われているか、知っていますか?
材料の発注、資材の発注、医薬品の発注・・・。
大まかな流れは知っていても、実務の実態は、案外知らないものです。
“えっ、そんなやりかたしてるの!”
ということがないことを祈っています。

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