遅れていませんか？ データ化・システム化 ②

古山喜章です。

さまざまな企業で実務を見ていると、
“えっ、まだそんなやり方やっているの？”
という場面に出くわします。
そうです、データ化・システム化が遅れているのです。

②受注データ

ある企業で、
事務所のデスクの上に、受注伝票をみつけました。
よく見ると、手書きなのです。
“これってたまたま手書きなの？”
“実は・・・、ウチは受注伝票がまだ手書きなんです”
“えっ、いまだに！！”
ということがありました。

“で、これは誰が書くの？”
“個々の営業マンが、自分が注文を受けた分、手書きします。”
“時間かかるでしょ？”
“かかるんですよ・・・”
“途中で書き間違えたらどうするの？”
“書き直すか、修正します”
“ひぇ～、じゃあシステム化したらいいじゃないですか？”
“やらなきゃダメなんですけどねぇ・・・”

システム化が進まないパターンのひとつですね。
やればいいのに進まない、というパターンです。

で、その手書きの受注伝票を見て、
事務担当者が入力し、売上計上していたのです。
受注時点で、入力・データ化されていれば、
そのデータを活用して、売上計上するだけです。
手書きの作業が全く不要です。

外回りの営業マンであっても、アイテムが多かろうと、
今はさまざまな携帯端末がある時代です。
容量も大きいです。
通信スピードも上がっています。

電話で注文を聞く、外回りで注文を聞く、という際に、
入力すればよいのです。
“書く方が早いです”
という人がいます。
しかし、入力になれて、手書きに戻った人はいません。
慣れれば、入力の方が早くてラクだ、ということがわかるからです。

システムが苦手な人や、さほど好きでもない人ばかりだと、
ささいなことでコストアップするばかりなのです。
自社の受注伝票は、システム化されていますか？