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2013年5月14日 (火)

会議費の議事録って、どの程度のものですか?

古山喜章です。

込み入った内容の打合せで、飲食店を使うことがあります。
じっくりと打合せができる場所となると、
正直、一人5000円ではムリですね。
そもそもこの金額は、法律ではありません。
なので、5000円を超えても構わないのです。

ただ、その場合は、
“簡単な議事録を残しておいてくださいね”
とお願いしています。
要は、金額云々よりも、本当に打合せが行われた、
という証拠となるものが必要なのです。

というと、
“どの程度の議事録が必要でしょうか?”
と聞かれる場合があります。

日時、場所、参加者、内容が記載されていればOKです。
“その内容がどの程度でいいかがわからないのです”
と、言われます。

例えば、こんな感じです。

 打合せ議事録
 日時:平成25年 〇月〇〇日(火)19時~21時
 場所:○○○○(店舗名)
 出席:△△、●●、□□(相手の会社名)

 内容:新年度事業計画についての確認および指導・アドバイス
     計数管理、労務管理など。

  署名人:          印 

この程度で構いません。
何も事細かに記載する必要はないのです。
“事業承継についての具体的なアドバイスを受けた。”
“固定資産売却に関してアドバイスを受けた”
“労務問題についての具体策を検討した”
などなど・・・。

で、
実際にその後、その案件について社内的な動きがあれば、
それは立派な打合せ、なのです。
“議事録”というと、細かな事まで書いているイメージかあります。
しかし、そうではないのです。
同様の疑問をお持ちだった方は、参考にしてください。

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