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2013年5月15日 (水)

遅れていませんか? データ化・システム化 ①

古山喜章です。

さまざまな企業で実務を見ていると、
“えっ、まだそんなやり方やっているの?”
という場面に出くわします。
そうです、データ化・システム化が遅れているのです。

①勤怠データ

勤怠データのシステム化が進んでいないと、こんなことがあります。
“シフト表が手書きで、それを入力してるんです”
“タイムカードを集めて手入力で集計するんです”
“月末締めて、タイムカードを集めてから作業に入るんです”
“シフト表とタイムカードを照らし合わせてチェックするんです”
“モレがあったら確認するんですが、本人がつかまらないんです”
などなど、まあ人海戦術です。
時間はかかるし、ミスは増えるし、コストはかかるし、と三重苦です。

システム化が進んでいる企業の場合はこうです。
1)翌月のシフト作成段階で、入力してデータ化します。
  翌月分の勤務日、休日、勤務時間が登録されます。
2)実際の勤務に応じて、日々、勤務者は勤怠データ登録します。
  シフト通りなら、そのまま登録します。
3)所属長が日々、勤怠データを確認・承認し、給与担当へ申請します。
4)給与担当は、日々、勤怠データの申請を確認します。
  モレは日々、チェックします。
5)月次締めの時点で、賃金計算に入ります。

つまり、
手書き作業がありません。
データ入力は最初の一回です。
締めた時点で賃金計算に入れます。
人手が減り、ローコストです。

どう考えても、経営にとっても、管理業務にとっても、プラスです。
なのに、できない企業がまだまだあります。

これができない企業は、いろいろ言います。
“だって、こんな場合があります。あんな場合もあります。”
とにかく、
イレギュラーなケースを見いだして、そこそこ検討して、あきらめます。
本気で“システム化したい!”と思っていないのです。
言われたから、検討してみたのです。
やりたくないから、大変そうだから、やらない理由を探しているのです。
決して、できない理由、ではないのです。

システム化する企業は、
本当に“システム化したい!”と思っていますから、
イレギュラーなケースに出くわしても、何とかして突破します。
できる方策を見いだすわけです。

結局、“やりたいか”“やりたくないか”なのです。
さあ、自分の会社はどちらでしょうか?

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