給与明細の電子化を進めよ ②

古山喜章です。

給与明細発行業務には、時間がかかります。
時間がかかるということは、コストがかかる、
ということです。
その割に、何の業績貢献もない、
というのが、給与明細発行業務です。

給与明細を電子化した企業の方に、聞いてみました。
在籍人数は、アルバイトも含め、数百人のレベルです。
各人が、社員番号をシステムに入力し、明細を閲覧する、
という方法です。
もちろん、プリントアウトも各自で可能です。

Ｑ：従業員全員の分を、電子化されたのですか？
Ａ：パートさんの中には、メールやインターネットなど、
　　使う環境が身近にない方もおります。
　　そのような従業員には、従来通り、明細を発行しています。
　　が、１０人前後のレベルです。
　　それも、だんだん減る方向ですから、さして気にしてません。

Ｑ：電子化になって、
明細をもらう立場としては、何か変わりましたか？
Ａ：今まで以上に、明細を見なくなりました。
　　特に管理職だと、さほど変化もないので・・・・。
　　まあ、いつもどおりに振り込まれているだろう・・・、と。

Ｑ：発行する側の作業としては、どうですか？
Ａ：格段に、ラクになりました。
　　今さらあの作業をしろ、といわれると、もうできませんね。

Ｑ：導入までの期間はどれくらいかかりましたか？
Ａ：検討を始めて数ヶ月でテスト導入し、
　　２ケ月のテスト導入のあと、完全に移行しました。

この企業では、従来の給与システムを改良して、
明細発行を電子化することができました。
そもそも、
データそのものは電子化されているわけですから、
さほどハードルの高い改良ではなかったようです。

“明細を手渡しするから、コミュニケーションがとれる”
“ありがたみがなくなる”
などといって、
今までどおりに明細発行業務を続ける方が、
大きな間違いです。

管理業務のコスト削減の為にも、
一度検討してほしいことなのです。