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2013年9月18日 (水)

給与明細の電子化を進めよ ①

古山喜章です。

給与明細は、どこの企業でも発生します。
私もかつての勤務先で、明細発行業務に関わっていました。
アルバイトを含めると、1500人を超えていました。
単純作業の明細発行業務は、毎月の恒例行事だったのです。

連続印刷された明細を、ビリッとちぎり、
中に連絡資料などをいれ、封を閉じてゆきます。
で、部署別にわけて大きな封筒にいれ、
所属長宛に送ります。
簡単ですが、結構な時間を費やす作業です。
いつも、他部署の手を借りて、一気に行っていました。

なのに、
各部署に行くと、明細が放置されていたりします。
“あれ、この明細は?渡してないの?”
“あぁ、それはバイトの人の分で、しばらくシフトに入ってないから”
とか、
“ああ、その人、もう辞めたから”
とか、
“ああそれ、僕の分だけど、見てもかわりないしね。”
などと言う理由で、
本人に行き渡らなかったり、
見ていなかったり、ということが、たびたびありました。

で、受け取っていない当の本人から本社に連絡があり、
“明細をいただいていないので、送ってください”
などと、言ってきます。
まさに、二度手間が発生したりもするのです。

また、
“〇〇さんの明細が届いていない”
“〇〇店の明細がこっちにきている”
などということもありました。

そのようなトラブルがなければ、
今月はうまくいった、と、満足していたのです。
しかし、よくよく考えれば、
給与明細の発行業務は、何の付加価値も生まない作業です。
なのに、
“やりきった!”
という、誤った満足感を得てしまうのです。

事務作業には、似たようなことが、たくさんあります。
なかでも、給与明細発行業務は、その筆頭です。
それがようやく、ITやシステムの普及で、
電子化が進んできているのです。
で、実際に電子化している企業に聞いて見ました。
(つづく・・・)

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