経営の非常識は現場で起こる ④

販売、生産、管理など、
現場の現実の取り組みをのぞいてみると、
そこには、
あってはならない経営の非常識が起こっている、
ということがあります。

④受領書って、何に使ってますか？

あるメーカーでのことです。
納品先に商品と納品書を直送するわけですが、
受領書を返送する、返信用封筒も同封していたのです。
毎月、約２００通です。

事務担当者が、返信用封筒に８０円切手を貼り、
送付業務を行なっていたのです。
で、その会社では、改善活動のひとつとして、
ようやくそのムダに気づきました。
約２００社への受領書返信用封筒発送業務は、
無事に、なくなったのです。

私にしたら、
〝えっ！まだそんなことやってたの！！〟
という感じです。
私自身、購買業務をしていたころ、
納品書とともに、
受領書返信用封筒が入っている、
という業者がいくつかありました。
〝なんか面倒くさいなぁ・・・〟
と思いながら、先方が要求するなら、と、
まじめに返送していました。

今回の企業でも、毎月約２００社から、
受領書が返送されてきます。
〝返送された受領書って、何に使ってますか？〟
とお聞きすると、
〝いえ、まあ、保管しておくだけです。何かあれば、使うかも・・・〟
という返事です。
だから、やめよう！ということになったのです。
が、もっと早く気づきなさいよ！と言いたいわけです。

で、受領書の返送要封筒発送をやめて、
納品先からのクレームは、1件もなし、です。

結局、
２００社分の８０円切手代、
返信用封筒を送る手間、
返送されてきた受領書の保管の手間、
などなど・・・。
毎月、それだけのコストが発生してたのです。
それらはこれまで、
何の役にもたっていなかったわけです。

その一方で、
「コピー代を節約しましょう！」
などと叫んでいるのです。
そんなことより、削減すべき非常識が、
実務の現実を観察すれば、まだまだありそうなのです。

（古山喜章）