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2014年11月 5日 (水)

固定資産台帳をみる③

固定資産台帳をみると、
「台帳には載っているけれど、もういまはない!」
「あるのかどうかも、良く分からない!」
という場合が結構あります。

設備を入れてから、時間がたつにつれ、
台帳と実態が、かけ離れてゆきます。

設備を置く場所を、移動することがあります。
そのときに、移動届を出しておかないと、
「ここにあるはずなのに、ない!」
となってしまいます。

また、故障した備品を廃棄する、
使わなくなった機械を売却する、ということも出てきます。
そのとき、申請書や稟議書などで、承認をとり、
その情報をすぐに、台帳に反映させることが必要です。

ここが、ノーチェックの会社だと、
現場が勝手に現金業者に売って、売却代金を横領する、
ということがおこってしまいます。

社内移動や廃棄、売却の情報伝達が、
うまくいってない場合に、
台帳と実態の差がでてきます。

これを把握するには、
固定資産を実査するしかありません。

現場は、やりたくありません。
「忙しい」「手間がかかる」
「やってもやらなくても、日常業務に影響ない」
など言います。

しかし、実際やってみると、
必ず何か見つかります。

まずは、金額の大きなものだけでも、
実際にチェックするのです。
何回かで、一巡させればよいのです。

最初は時間がかかるかもしれませんが、
やっているうちに、必ずスピードがあがります。

固定資産台帳は、ふつうは、経理が管理します。
「現場が使っているものを、経理部が管理する」
というので、ややこしくなります。

ならば、いっそのこと現場に管理させる、
というのも一つの方法です。

(福岡雄吉郎)


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