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2015年8月18日 (火)

株主招集通知は、証拠(エビデンス)となる文書です

“株主が所在不明の場合、その株式はどうしたらいいのでしょうか?”
という質問をいただくことがあります。
株主がやたら多く、先代以前に株主を増やしている場合、
このようなケースが起こりがちです。
要は、
勝手に買い戻したりしてよいのでしょうか、ということです。

結論から言えば、
会社法 第197条(所在不明の株主の対応)に基づいて進めます。
なので、所在がわからないからといって、
法的手続きなく、勝手に買い戻すことは、できないのです。
ならば、法に基づいて進めればよいのです。

まずは、所在不明とする証拠(エビデンス)が必要です。
何が証拠になるかと言うと、株主総会の招集通知、なのです。
宛先不明で戻ってきた、株主総会の収集通知が5年分、必要です。
ここで、
招集通知を送付していなかったり、
宛先不明で戻ってきた通知を捨てていたりすると、
証拠が全くない状態からのスタートとなります。
だから、
「株主招集通知を送っておきなさい」
「不在で戻ってきた通知は、保管しておきなさい」
ということになるのです。
通知を送ることや、不在通知を保管することが、
証拠(エビデンス)づくりになるのです。

5年分の証拠がたまった後、
取締役会の決議や、他の株主への催告、裁判所の認可、
などを経てゆきます。
(ここでは詳細は書きません。)
そうしてようやく、会社が買い取ることができるのです。
買い取るといっても、持ち主がいないわけですから、
お金を支払う先がありません。
なので、法務局へお金を預ける「供託」という形になります。
供託期間は10年です。
ここでも、処理が完全に終わるまで、時間がかかるのです。
細かい経緯を知りたければ、顧問弁護士に確認してください。

ここで言いたいのは、
株主招集通知はしっかり送付しておきなさい、
ということです。
“これまで送っていなかったから。”
“どうせ不在だから、送らなくていいだろう・・・。”
で済ませてはいけない、ということです。
株主招集通知は、証拠になるのです。
それがいつ、必要になるかもしれません。
それも、複数年度分が必要になると、それだけで、
時間がかかるのです。
必要になってからでは、遅いのです。

(古山喜章)

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