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2015年12月21日 (月)

会計資料を貯蔵する為に倉庫を借りる愚

先日、役員会議に出席していると 
会計資料を保存している倉庫が手一杯になったので、
新しく倉庫を遊休地に建てたいとの稟議書が回ってきた

そういえば 昔、100店舗ほどの外食店を展開する
㈱会社レスランテ(仮名)の本部事務所ビルの4階の倉庫を見た時、
レジシートが入った段ボール箱が
天井裏までぎっしりと積み上げられている様子を見て驚きました。

下の箱がつぶれて斜めになっており、
今にも山が崩れそうになっていました。

「なぜ、こんなに積んでいるのですか?」
「保管義務があるからです!」
「何年あるのですか?」
「知りません! 残せと言われるから残しているのです」
「何年 何月の資料を出せよ といわれたらどうだすのですか?」
「無理です。出せません!」
「部長以上の人がこの倉庫を見に来られたことはありますか?」
「ありません!」

私は、税務調査が終われば過去の紙ベースの資料は 
すべて処分しなさいと命令しています。
『7年間 残しておきなさい!』という事は存じております。

しかし、調査で30年間 1度たりとも4年以前の資料を出せ! 
と言われたことはありません。

そんな疑われるような事務処理をしていない自信を持っています。
どんな罰があるのでしょうか?・・・・

今やITの時代、元帳はすべてコンピューターに入り、残っています。
USBに残す。大容量のメモリーでバックアップすれば倉庫は要りません!

請求書も領収証も契約書もすべて 
書類はスキャンして保存すればいいではありませんか?

紙ベースで残す時代は 遠い過去になってしまっているのです。
わざわざ倉庫に仕舞い込む時代でしょうか?

(井上和弘)

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