アナログ業務は、どうやって改善するのか③

中小企業には、手書きの帳票類がまだまだあります、
と、先般書かせていただきました。
で、経営陣にお聞きすると、
「そんなこと言っても、
　これまでずっとアナログでやってきたんですから、
　どうやってデジタル化すればよいのか、
それがわからないんですよ。」
という声が、聞こえてくるのです。

③管理ソフトに全品名を登録し、運用する。

棚卸業務をデジタル化するにあたり、
２つのことを進めてきました。
１）管理ソフトを購入する。
２）全品名の番号と登録内容を洗い出す。

ここまでできれば、次は、
準備した全品の番号と内容を、管理ソフトに登録してゆきます。
「全品登録するのが大変じゃないですか！
　うちの管理人員に、それだけの余裕がありません！」
と言うかたが、おられます。

そんなときは、
その登録作業だけ、人材派遣をお願いすればよいのです。
担当社員が入力手順を理解し、あとは、
派遣の方に作業をしてもらえば、それで済みます。
全部を自社人員でやろうとするから、できないのです。
入力とそのチェックも、派遣でまかなえばよいのです。

と、中小企業で棚卸業務を初めてデジタル化するのなら、
バーコードリーダーの活用が、有効です。
そのため、全品登録時に、バーコードも作成して、登録します。
多くの棚卸管理ソフトには、バーコード入力機能があります。
その機能を活用します。

棚卸業務をデジタル化するにあたり、なくしたいのは、
棚卸表に手書きで数字を書き、入力する、という作業です。
そのため、棚卸をするときに、手書きでなく、
タブレットやバーコードリーダーを使い、
数量データを入力できるようにします。

コンビニやスーパーへ行くと、
タブレットやバーコードリーダーを手に持って、
数量入力している風景を、目にします。
あれと同じです。
バーコードリーダーは、無線仕様でなくても構いません。
データを内部に蓄積できるタイプのもので、十分です。
そのほうが安いし、使い始めが簡単です。
バーコードリーダーに蓄積したデータは、
ＵＳＢメモリーに保存し、棚卸管理ソフトに移行します。

棚卸管理ソフトへの全品登録が済み、
バーコードリーダーの準備ができれば、
まずはテスト運用です。
いきなりすべてを移行する必要はありません。
一部の棚卸業務でよいので、テスト運用をします。
実際の棚卸日でなくても、構いません。

まずは、
紙の棚卸表に数字を書いて、
計算したり、入力したりする、という、
従来のアナログ業務をなくす、ということを目標に、
棚卸業務のデジタル化を進めてほしいのです。

（古山喜章）

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