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2017年8月24日 (木)

アナログ業務は、どうやって改善するのか②

中小企業には、手書きの帳票類がまだまだあります、
と、先般書かせていただきました。
で、経営陣にお聞きすると、
「そんなこと言っても、
 これまでずっとアナログでやってきたんですから、
 どうやってデジタル化すればよいのか、
それがわからないんですよ。」
という声が、聞こえてくるのです。

②管理ソフトを取り入れて、全品名の登録番号を準備する。

棚卸業務をデジタル化しようと思えば、
まずは、管理ソフトを選び、購入します。
購入したら、管理ソフトをパソコンに取り込みます。
いわゆる、インストールする、というものです。
中小企業の場合、経理業務に携わる方のパソコンに、
取り込めばよいです。

手順は、
管理ソフトのCDを読み込むか、
インターネットで購入した管理ソフトのデータを、
読み込めばいいのです。
取り込み時には、会社名の登録など、初期設定も行います。

次に、デジタル化する際の重要事項である、
品名(アイテム名)の登録準備を進めます。
まず、登録する商品群を確認します。
現状使用している紙の棚卸表でも、
おそらく商品群で区切って作成されているはずです。
そのくくりで構わないのです。
商品群のくくりを洗い出せたら、
そのくくりで、それぞれの品番を決めてゆきます。
品番はだいたい5ケタか6ケタです。
材料なら、上1ケタが1とし、
2ケタ目は、材料の分類でわけてゆきます。
食材で、肉類なら2ケタ目は1、などとします。
で、上2ケタは、11となります。
あとに続く番号は、任意に決めてゆきます。
要は、管理ソフトに登録する全品の、番号を決めてゆくのです。

1品ごとに入力する項目は、最低限必要なものを登録すれば良いです。
まずは、品名、単位、業者、値段があれば、よいです。
気を付けおきたいのは、単位です。
1個単位がいいのか、1箱単位がいいのか、両方いるのか、
品名や品番を決める人は、概ね、現場に精通していない方が多いです。
思い込みで登録すると、あとで修正などが必要になります。
間違いのもとにもなります。
特に、単位は、最初の段階で、現場の方々に、
確認しておきたい項目です。

品名も、現場で呼ぶ品名と、伝票の品名が、
同じものなのに、異なるケースがあります。
どのような品名で登録するか、
現場に確認しておいたほうが、後のトラブル防止になります。

このような手順で、登録する全品の、
商品番号と登録内容を決めてゆきます。
ここまで整えば、管理ソフトに、
全商品の登録作業を進めてゆくのです。

(古山喜章)

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