アナログ業務は、どうやって改善するのか②

中小企業には、手書きの帳票類がまだまだあります、
と、先般書かせていただきました。
で、経営陣にお聞きすると、
「そんなこと言っても、
　これまでずっとアナログでやってきたんですから、
　どうやってデジタル化すればよいのか、
それがわからないんですよ。」
という声が、聞こえてくるのです。

②管理ソフトを取り入れて、全品名の登録番号を準備する。

棚卸業務をデジタル化しようと思えば、
まずは、管理ソフトを選び、購入します。
購入したら、管理ソフトをパソコンに取り込みます。
いわゆる、インストールする、というものです。
中小企業の場合、経理業務に携わる方のパソコンに、
取り込めばよいです。

手順は、
管理ソフトのＣＤを読み込むか、
インターネットで購入した管理ソフトのデータを、
読み込めばいいのです。
取り込み時には、会社名の登録など、初期設定も行います。

次に、デジタル化する際の重要事項である、
品名（アイテム名）の登録準備を進めます。
まず、登録する商品群を確認します。
現状使用している紙の棚卸表でも、
おそらく商品群で区切って作成されているはずです。
そのくくりで構わないのです。
商品群のくくりを洗い出せたら、
そのくくりで、それぞれの品番を決めてゆきます。
品番はだいたい５ケタか６ケタです。
材料なら、上１ケタが１とし、
２ケタ目は、材料の分類でわけてゆきます。
食材で、肉類なら２ケタ目は１、などとします。
で、上２ケタは、１１となります。
あとに続く番号は、任意に決めてゆきます。
要は、管理ソフトに登録する全品の、番号を決めてゆくのです。

１品ごとに入力する項目は、最低限必要なものを登録すれば良いです。
まずは、品名、単位、業者、値段があれば、よいです。
気を付けおきたいのは、単位です。
１個単位がいいのか、１箱単位がいいのか、両方いるのか、
品名や品番を決める人は、概ね、現場に精通していない方が多いです。
思い込みで登録すると、あとで修正などが必要になります。
間違いのもとにもなります。
特に、単位は、最初の段階で、現場の方々に、
確認しておきたい項目です。

品名も、現場で呼ぶ品名と、伝票の品名が、
同じものなのに、異なるケースがあります。
どのような品名で登録するか、
現場に確認しておいたほうが、後のトラブル防止になります。

このような手順で、登録する全品の、
商品番号と登録内容を決めてゆきます。
ここまで整えば、管理ソフトに、
全商品の登録作業を進めてゆくのです。

（古山喜章）

【新刊本　発売しました！】
井上和弘の最新刊
『承継と相続　おカネの実務』が発売されました。
オーナー経営に精通した井上和弘が生み出した事業承継対策が満載です！
難しい専門用語は一切なし！多くの実例を示して、
あくまでも社長目線でわかりやすく解説しています。
メールにてお問い合わせの方は、こちらをクリックしてください。

「儲かる会社をつくるには、赤字決算にしなさい」（ダイヤモンド社）
が、おかげさまで発行数２００００部を突破しました！
弊社でも、ご注文を受け付けております。
メールにてお問い合わせの方は、こちらをクリックしてください。

【ブログ-井上和弘の寄り道スケッチ】
道場主 井上和弘の趣味、旅、雑学など、
会社経営からちょっと離れた、日常生活をつづったブログ、
「井上和弘の寄り道スケッチ」もぜひご覧ください！