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2017年8月22日 (火)

アナログ業務は、どうやって改善するのか①

中小企業には、手書きの帳票類がまだまだあります、
と、先般書かせていただきました。
で、経営陣にお聞きすると、
「そんなこと言っても、
 これまでずっとアナログでやってきたんですから、
 どうやってデジタル化すればよいのか、
それがわからないんですよ。」
という声が、聞こえてくるのです。

①中小企業なら、市販の管理ソフトを使えばよい

パソコンなどに長けた人材が社内にいればいいですが、
中小企業の場合、そういう人材がいることは、少ないです。
結局、多くの場合、総務担当や経理担当が、
つまずきながら、アナログ業務のデジタル化に取り組んでいる、
というパターンが多いです。

それは、総務担当や経理担当が、
使う内容はともかく、パソコンを使っているから、
ということが、その理由です。
担当を誰にするか、の入り口は、それで構わないのです。
少なくとも、パソコン経験が全然ない人がするよりは、
スムーズに進みます。

業務をデジタル化するにあたって、必要なものは、
データを管理するために使う、ソフトウェアです。
といっても、多くの中小企業の場合、
大手のIT企業の担当を呼んで進めるほどの、
ことではありません。
そんなことをしようとすれば、
余計に気持ちが重くなり、ことが前へ進まなくなります。
市販されている管理ソフトを購入し、導入すればよいのです。
例えば、棚卸の管理ソフトです。

インターネットで、「棚卸 管理ソフト」と検索すれば、
ずらずらと出てきます。
“ありすぎて、どれを買えばよいのかわかりません!”
という人がいます。
ひとつの目安として、
中小企業が初めて導入するレベルなら、
値段でいえば、2万円以下のもので、十分です。
“それでもいっぱいあって、わかりません!”
と言うのなら、まずは、検索のトップに来たものを、
選んでみてください。
“失敗したら、どうしてくれるんですか!”
という方がいます。

そんなことを恐れていたら、デジタル化は進みません。
管理ソフトも、書籍と同じです。
ひとつのテーマでも、数多くの書籍があるのです。
買ってみて読んだ書籍でも、失敗だった、という場合もあります。
で、失敗から学んで、選択力が高まってゆくのです。
失敗してもいいように、2万円以下なのです。
“2万円でも、大きいじゃないですか!”
というアナログ社長は、そこでストップしてしまいます。
しかし、そんなことを言う社長ほど、
2万円以上を、無駄遣いとしか言いようのないことに、
使っていたりするのです。

棚卸業務など、初めてデジタル化、電子化するのなら、
まずは、担当者を決め、市販の安いソフトウェアを買う、
ということから、スタートすれば、よいのです。

(古山喜章)

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