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2018年8月23日 (木)

人海戦術を失くせ!➂

もはや平成も終わろうとしています。
なのに、中小企業の実務の実態を拝見すると、
いまだに昭和の人海戦術がそのまま残っていたりします。
インターネットやシステム活用が当たり前の今、
人海戦術で労務費を垂れ流していては、生き残れないのです。

➂月次の恒例行事化された人海戦術を減らせ

先日ある会社で、
「うちもようやく給与明細をメールで送信するようになりました。」
とお聞きしました。
「えっ!まだ手作業でやってたんですか!」
と言ってしまいました。
その会社は多店舗展開する飲食店です。

その場合、
紙の給与明細を本人に届けること自体が大変です。
「その人はもう辞めました。」
「正式異動はまだ先ですが、すでに勤務地が変わってます。」
「いつまでも本人が取りに来ない明細を、どうしたらいいですか?」
等々、店舗からさまざまな問合せがあります。
その都度、明細を届けることのためだけに、労力がかかるのです。
何の付加価値にも繋がりません。手間がかかるだけです。
私もかつて、労務担当をしている時に、さんざん苦労しました。

それに、紙の給与明細の場合、
まるで月次の恒例行事のように、明細発送の準備作業があります。
総務も人事も数名がかりで、
明細の中に連絡事項の紙を入れて封をしたり、
店別・部署別に、配送の仕分け作業に取り掛かります。
メールで送信すれば、このような作業コストは不要です。

このような、付加価値を伴わない恒例行事は、
給与明細だけではありません。
一か月の納品明細を束ねての請求書の発行・発送業務、
毎月末の棚卸業務、
など、中小企業には、人海戦術がまだまだ残っています。

請求書など、紙でもらっても保管が大変です。
電子データでメールをもらうほうが、受ける側はありがたいです。
棚卸業務も、棚卸表に数を手書きで記入して、
そのあとでエクセルに入力したりしています。二度手間です。
バーコードで読み取り、
そのままデータでエクセルに反映されるようにシステム化すれば、
そのほうがずっと楽です。
月次決算の短縮にもつながります。

自分の会社で恒例行事化された人海戦術が残っていないか、
もう一度見直してほしいのです。

(古山喜章)

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