中小企業でもできる、新技術活用術⑤

⑤シフト作成の自動化

飲食、小売り、ホテル、病院などで、
中間管理職が時間を費やす作業に、
「勤務シフト作成」があります。
主任やリーダークラスが作成しているケースも
ありますが、いずれにせよ、
人海戦術的にシフト作成している企業がまだ多いです。

スタッフの勤務曜日や時間帯にバラつきのある職場であれば、
どの業種であろうと、頭を悩ませています。
しかも、概ねギリギリの人員で回しているだけに、
「体調がすぐれない。」
「子供が熱を出しました！」
「親族に不幸がありました。」
など突発事項の対応に管理者が振り回されている、
というケースも多々あります。

ここ数年、クラウド型の勤務シフト作成・管理の
システムが登場してきています。
最近では、ＳＨＩＦＴＥＥというシフト管理システムが、
クラウド型として注目を浴びてきています。

クラウド型の特徴は、
アプリを使い、タブレットやスマホで管理します。
勤務者各自がアプリをスマホやタブレットに取り込み、
翌月の勤務希望日や時間を登録し、
勤務シフトを自動作成します。
もちろん、各自の能力レベルも登録し、シフトに反映されます。

人員が多すぎる場合の調整や、
不足人員の勤務養成、
急な不足人員への緊急勤務要請など、
勤務者への一斉送信機能でカバーします。
これまでのように、
緊急時には助けてくれそうなスタッフに連絡を取る、
という手間がなくなります。

シフト管理システムについては、各社とも、
得意とする業種が存在することも多いです。
インターネットで
“勤務シフト　自動作成”と入力すれば、
たくさんリストアップされます。

勤務シフト作成や管理という業務は本来、
管理職が時間を多く費やす業務ではありません。
そこにいくら時間を投じても、生産性は上がらないのです。
そのような業務はできる限り、
自動化できるように、変えてほしいのです。

（古山喜章）

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