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2018年10月 9日 (火)

中小企業でもできる、新技術活用術⑧

⑧会議資料は電子化されているか

今やノンペーパー(紙無し)の時代です、
と言いました。

中小企業で電子化されていないもののひとつに、
会議資料があります。

私もかつて総務業務をしていた頃、
毎月の経営会議資料の準備が大変だったことを思いまします。
「何日の何時までに提出してください!」
といっても、ギリギリか、少し遅れます。
で、そこからプリントアウトして、
まずはナンバリングをします。

一式が揃ってナンバリングも完了した時点で、
人数分のコピーをします。
しかし、A4やA3など、サイズが異なると、
一気にコピーできません。
さらに、間違いが発覚して訂正が入ったり、
どうしても、という追加資料が入ったりします。
ナンバリングも見直さないといけなくなります。

で、数人がかりで会議資料をチェックしたり、
クリップやホッチキスで止めるなど、
いわば毎月の一大行事のようになっていたのです。
しかし、会議資料を紙で用意すること自体に、
いくら人員をかけても、生産性には全く関係ありません。
今から思えば、とんでもないムダな作業をしていたのです。

今でも、分厚い紙の会議資料をいただくことがあります。
そのような紙の束を見るたび、準備している人たちの、
生産性のない奮闘ぶりが、目に浮かぶのです。

それでも最近は中小企業でも、
電子化された資料でパソコンやタブレットを使って
会議をする、ということも増えてきました。

なかでも最もよく見かける電子ファイルの管理ツールは、
サイボウズ社のガルーンですね。
スケジュール管理と併せて活用しています、
というパターンが多いです。

かつては、
会議室がパソコンをネットにつなぐ配線だらけに
なりましたが、今はそんなこともなくなりました。
会議室に無線LAN環境を整備して、
各人がパソコンでアクセスすれば、よいだけです。

ファイル管理も、
ネット上の会議資料保管箱に入れてもらうだけです。
提出さえされれば、何の準備もいりません。
提出期限を設定すれば、提出送れの人に警報が出たり、
総務などの管理側でもすぐに確認できたりします。

会議資料を紙で運用していると、
それだけで生産性を下げる要因になっているのです。
超人手不足の今、
そのようなことに人出を使うべきでないのです。

(古山喜章)

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