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2018年10月11日 (木)

中小企業でもできる、新技術活用術⑨

⑨規程や各種申請資料は電子化されているか

今やノンペーパー(紙無し)の時代です。
前回は会議資料のことを書きました。
もうひとつ、中小企業で多いのが、
規程や規則、各種申請書を紙で管理しているケースです。

代表的なのは就業規則です。
これは各事業所に設置しなければいけません。
多店舗展開の業態だと、紙対応では管理が大変です。
一部改訂があるたびに、新しい冊子を送って、
現場で古いものと差し替えをしてもらいます。

しかし、これがうまく進みません。
新たな冊子をほったらかしにしたり、
そもそもどこに置いているのかわからない、
という店があったりします。

各種申請書も同様です。
多いのは、クリアファイルに申請書を入れて、
各事業所に設置している、というパターンです。
これも、内容変更や新たな申請書が出るたび、
各店舗に送って差し替えてもらいます。

こんなことに時間をかけても、
生産性には何の貢献もないのです。
ならば、前回紹介した、サイボウズ社のガルーンのように、
ネット上で管理できるようにすれば良いのです。
そうすれば、規程や規則の変更・追加があっても、
原本ファイルを変更すれば、それで完了です。
大した手間はかかりません。

こういうと、
「店にパソコンは置けないですよ。」
という人がいます。
それなら、
各人がスマホで見れるようにしておけばよいだけです。
スマホはパソコンと同じです。すると、
「店では印刷できないので、申請用紙はやっぱり紙でないと。」
という人がいます。
でも、紙があっても原本なので、コピーを取りに、
結局、近くのコンビニに行ったりするのです。
それなら、データファイルをコンビニで印刷できるから、
同じことです。

私はセブンイレブンのネットプリントを、
10年以上活用しています。
印刷したいデータファイルをネット上で申請すると、
すぐにパスワードがメール送信されます。
そのパスワードを入力すれば、
どこのセブンイレブンでも印刷できます。

私は出張が多いので、かなり重宝しています。
で結局、家でもプリンターを置かずに、
このネットプリントを活用しています。
こうして、日本全国のセブンイレブンの複合機が、
わたしのプリンターとなっているのです。
インク切れや紙切れはないし、メンテナンスもしてくれるし、
どこにいっても万全です。
紙で見たいときは、あるものです。
だからといって、紙で保管することは、ないのです。

各種申請用紙については、電子申請も増えてきました。
それはまた、次回に書かせていただきます。

(古山喜章)

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