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2018年10月16日 (火)

中小企業でもできる、新技術活用術⑩

⑩各種申請書も、電子化せよ

今やノンペーパー(紙無し)の時代です。
ビジネスホテルのチェックインや、
飲食店でのクレジットカード決済時などでは、
電子ペンでのサインが増えてきました。
紙だと、それらの帳票は保管するのが大変です。

同様に会社内でも、各種申請書など、
保管すべき帳票はたくさんあります。
支出依頼、仮払い申請、出張申請、住所変更、
結婚届、出産届、死亡届、稟議書、などなど。
税務調査で遡る3年分を保管するだけでも、
膨大な量になり、関連部署は保管場所に苦労します。

各種保管帳票を整頓し、
ダンボールに入れて保管するものの、
必要なときなど、ほとんどありません。
それでもやはり、保管はします。
それだけでも、大きなコストロスなのです。

各種申請書も、電子署名を利用して電子化する、
ということが、中小企業でも見かけるようになってきました。
特に事業所が点在している場合など、
電子化したほうが、申請フォーマットの追加や変更の際、
圧倒的にラクなのです。
元データのメンテナンスだけで、完了してしまいます。

特に稟議書のような、
数名の捺印を必要とする申請書の場合、
紙だと時々、行方知れずになります。
「誰かのところで止まっているはず。
 たぶん、いつものあの人じゃないか。」
など、総務が過去の履歴から割りだして捜査が始まります。
そんなムダなことに、貴重な時間を割いているのです。
要は、コストをかけているのです。

電子化すれば、
誰のところで停滞しているか、すぐにわかります。
記入者がフォーマットを探したりコピーしたりする
必要もありません。
前回紹介した、サイボウズ社のガルーンのような、
クラウド型電子ファイルならば、
電子承認の機能がついています。
各自が持っているスマホを使って、申請してもらえばいいだけです。

「スマホを持っていない高齢者はどうすればいいですか。」
「個人のスマホで会社のことをさせると、個人に通信費がかかります。」
などと言われる方がおられます。
スマホがないなら、パソコンでの方法を教えてあげればよいし、
申請だけなら、誰かがスマホを貸してあげればよいだけです。
そもそも、今の世の中、働くのなら、スマホを持ってほしいのです。
それに、わずかな通信費をとやかく言う人など、ほとんどいません。
そのような少数派のことを言いだすと、
あらゆる電子化は、前に進まないのです。

電子化によるノンペーパー(紙無し)は、コスト削減なのです。
経営に携わる管理者であれば、コスト削減に向けて、
電子化を推進するのは、当たり前の事なのです。

(古山喜章)

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