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2018年11月 6日 (火)

中小企業でもできる、新技術活用術⑮

⑮資料はデータ保存し、書庫をなくす

かつて勤務していた会社で経理業務をしていたとき、
保存する資料の管理が大変でした。
数十店舗と工場数か所の帳票類です。
売上表、レジロール、納品書、請求書など。
毎月、膨大な量になります。
その管理のために、丸一日を費やしていたのです。

しかも厚紙でわざわざ表紙を作り、
「〇〇店 売上表 〇年〇月分」
などと書き、タコ糸で縛ってきれいに製本していたのです。
いかにも職人技のように製本した帳票類を、
ダンボール箱に敷き詰めて、書庫に保管していたのです。
まさに、毎月の恒例行事のようになっていたのです。

しかし今や、すべての帳票類や関連資料は、
そんなことをしなくても、データで保存できるようになりました。
売上はレジデータ、納品所・請求書は管理システムから。
それぞれのシステムから、そのままデータ保存できます。
それに、各種社内資料や外部からの資料も、
複合機を使えば、すべてデータ化できます。

コピー機能だけのコピー機は、今はもうありません。
中小企業でも、導入設置されているのは、
コピー、ファックス、スキャナー、の機能を合わせ持つ、
複合機というものです。

ICOの事務所でも、資料はすべて、データ化して保存しています。
スキャナー機能を使って資料を読み取り、データ化するのです。
それだけで、資料保存のための書庫が要らなくなります。
余計な保管場所の賃料も要らないし、
重たい資料を運ぶ保管業務もありません。
スキャナーで読み込んだデータは、無線を使って、
パソコンで管理されている、データの保管箱に移動します。

そもそも、ダンボール箱に帳票類を入れて保管しても、
もう一度みることはほとんどありません。
税務調査のときに必要になるくらいです。
しかも、一度ダンボール保管すると、
捨てる機会がなかなかありません。
どんどんたまってきます。
そのうち、ダンボール箱の角がへこんで、荷崩れを起こしたりします。
で、また時間をかけて修復作業を行います。

いまどき、
そんなことをしている余裕のある会社はないはずです。
データ保存で管理すれば、多少の時間はかかるものの、
人手による作業を格段に減らせます。
保管場所も不要になります。
せっかく複合機を事務所に設置しているのなら、
その機能をもっと有効活用してほしいのです。

(古山喜章)

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