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2018年11月13日 (火)

中小企業でもできる、新技術活用術⑰

⑰タイムレコーダーのデータは電子化できているか

ある会社で、懐かしいものを見ました。
旧型のタイムカードです。
表は青、裏は赤、でデザインされたものです。
「えっ、いまだにタイムカードこれなの?」
と言ってしまいました。

「そうなんです。
 事務の山田さん(仮名)がいつも準備してくれます。」
と、その会社の幹部が答えました。
旧型のタイムカードは、
名前や社員番号を両面に手書きしていました。
「しかし、100人分くらいあるでしょ。」
「100人を少し超えています。
 山田さんがいつもきれいに名前と社員番号のハンコを押してます。」
社員の名前はハンコをつくって押し、
社員番号もハンコで押し、
〇年〇月の部分もハンコを押してます。

そうです。旧型の勤怠管理では、
タイムカードの準備作業、というのがありました。
総務でタイムカードを準備し、月末までに各事業所に配ります。
月初を過ぎると、
各事業所から打刻済みのタイムカードが総務に届きます。
休日は、管理者が公休とか、有給と記載してあります。
で、各人の勤怠時間の計算を始めるのです。
私も社会人になって数年後に、その作業をしていました。
打刻モレがあると、いちいちその事業所の管理者に電話をして、
確認していたのです。

その会社では、
いまだに旧型のタイムカードで管理を行い、
勤怠時間は毎月、勤務時間を別途パソコンに入力し、
昔ながらの計算作業を行っていたのです。

すでに勤怠管理を電子化している会社にすれば、
「まだ、そんなことしている会社があるんですか?」
くらいの遅れ方ですが、実際には、
まだまだそのような会社が、あちらこちらに存在するのです。

現在多いのは、ICカードをかざすタイプか、
指をあてる生体認証型、のふたつです。
勤怠時間はその時点でデータ化されます。
そのデータを総務に転送し、そのまま時間計算も行います。
タイムカードの準備も不要、
勤務時間の計算も不要、が当たり前の時代なのです。

なのに、自社のタイムカードが旧型なら、
一刻も早く、データ管理できるようにしてほしいのです。
「勤怠管理 システム」と検索すれば、いくらでも候補が上がるし、
かかりつけの社労士に相談すれば、教えてくれるはずです。
勤怠管理は最もデジタル化しやすい業務です。
これが進まなければ、他のことなど、進みようがないのです。

(古山喜章)

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