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2018年11月 1日 (木)

中小企業でもできる、新技術活用術⑭

⑭テレビ会議を活用する

定着している会社とそうでない会社が、
はっきり分かれてきたのが、テレビ会議の活用です。
特に、参加者がすぐに集まりにくい、
という会社では、
欠かせないツールとなってきています。

ある会社を訪問した際、
事務所の壁に大きなモニターがかかっていました。
その画面には、別の事務所の様子が映っていました。
「これは何ですか?」と聞くと、
「これはうちの沖縄事務所です。
 すぐに集まれないので、
24時間接続しっぱなしにしています。」
とのことでした。

モニター画面の中には、沖縄の事務所が映っていて、
互いに話しかければいつでも情報交換ができるようにしていたのです。
それに、事務所内がざわついてくれば、互いに何かが起こった、
ということがすぐにわかるそうです。
加えて、つなぎっぱなしなので、その都度の設定や準備が要りません。

実際に話しかけてみると、普通に会話ができて、
妙なタイムラグもありません。
本州と沖縄の距離を全く感じさせないのです。
で、そのモニターは会議室にもありました。
「会議室のモニターに切り替えれば、
 会議室に集まったメンバーとのテレビ会議ができますから。」
とのことでした。

「うちはスカイプを使っています。」
と説明してくれました。
どこかのテレビ会議システムではなく、
単純に、画面対話アプリのスカイプを、
使いこなしていただけだったのです。
「費用は通信料だけなので、大したコストはかかってません。」
とのことでした。

現在、スカイプでは、
自分を含めて最大25人がひとつの会話に参加できます。
つまり、25人が別々の場所にいても、双方向の会話ができるのです。
そこまでの機能を使わずとも、
単純に、会議の場にモニターを置き、
数名が参加する、というだけでも、
余計な移動コストが不要になり、生産性が向上します。

今や、多額のコストをかけなくても、
テレビ会議が可能な時代になりました。
主要なメンバーがすぐに繋がりあえるよう、
仕組みを整えておけば、意思決定も早まります。
うちでは必要かもしれないな、と感じる方は、
一度、「スカイプ」を検索して、その内容を確認してみてください。

(古山喜章)

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