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2018年11月22日 (木)

中小企業でもできる、新技術活用術⑳

⑳社員の日配弁当注文を自働化する

社内に厨房施設がなく、周辺にコンビニもなく、
給食業者に日々、
必要な数のお弁当を総務担当が注文して届けてもらう、
という中小企業はまだまだ多いです。
いわゆる、日配弁当の注文です。

しかしこの日配弁当の発注業務が、担当者にとっては
なかなか、効率の悪い業務なのです。
よく見かける方法は、
縦に社員名、横に一ケ月の日付と曜日がある表に、
社員各自がお弁当の欲しい日に丸印をする、
というものです。

で毎日、締め切り時間がくると、その表を総務担当が見ます。
だいたい、9時30分くらいです。
その日の必要数を数えて、給食業者に発注します。
ところが、
「丸をつけるの忘れてました!間に合いますか!」とか、
「丸をつける日を間違えてました!何とかなりませんか!」
「1食余ってるけど、誰なんだろう?」
などというトラブルが発生するのです。
総務担当は、昼食担当として、その対応に追われるのです。
目立たない、陽の当たらない業務で、
数十年前から進化していない業務なのです。

さらに総務担当は、月末になると、
各社員の一ケ月の注文数を合計します。
各社員の給与からお弁当代を控除する、
業者からの請求書と注文数を確認する、
翌月の注文表に新人の名前を入れ、退職者を抹消する、
などという業務が待っています。
加えて社員からは、
「そろそろ飽きてきたけど、他に業者はないの?」
などと言われます。
感謝の言葉など、一切ありません。
たかが昼食、されど昼食、なのです。

しかし最近は、総務担当がこのような業務から
解放されるシステムも登場しています。
各社員が日々、スマホで注文し、
締め切り時間になれば、それで確定です。
で、一ケ月を経過すれば、
そのデータを給与データに連動させるだけです。
総務担当の発注業務もなければ、給与からの控除業務もありません。
例えば、次のような注文システムの業者があります。
「弁当注文.com」

これらの注文システムでは、
日々の弁当発注忘れは、各社員が業者に連絡します。
そうなると、顔見知りの総務担当に言うより、
言いづらくなります。ハードルがあがるのです。
それだけでも、発注忘れの抑止力になります。
総務が担当していると、自己責任という意識が薄くなるのです。

何より、お弁当の注文やトラブル対応という、
生産性に寄与しない業務から、担当者が解放されるのです。
労務コストがどんどん上昇するこの時代に、
日々の昼食対応に貴重な人件費をかけるなど、
もったいないのです。

(古山喜章)

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