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2019年2月25日 (月)

中小企業のIT化「えっ、そこからですか?」①

訪問先で実務の打ち合わせをしていると、
「えっ、そこからですか?」
と言いたくなるくらい、
IT化が進んでいない状況を、目の当たりにするのです。

①インターネットでエクセルファイルを共有する

西日本に本社があるメーカー会社で、
関東工場でのデータ管理の話しになりました。
「関東工場の生産計画と仕入計画がさっぱりわからないんですよ。」
だからロスの先行管理ができない、と言うのです。
で、その計画はどのように作成しているか聞くと、
エクセルファイルで作成されているのです。

「エクセルなら、
インターネットを使って共有できる、ファイルの保管庫を作れば、
関東工場の計画をすぐ見れますよね?」
「うちは、そういうのが進んでいないんです・・・。」
「ファイル共有なら、
多いのはドロップボックスか、エバーノートを使うんですよ。」
「でもそいういうのは、最初に何か契約しないといけないとか、
 ややこしいんじゃないでしょうか?」
「契約なんていらないし、
関東とのエクセルファイルの共有程度なら、無料でできますよ。」
「えっ、そうなんですか?
 じゃあその会社は何で儲かるんですか?」
「保管容量が大きくなったり、オプション機能を追加したら、
 費用が発生する仕組みです。
 今この場でもすぐに使えるようにできるから、やりましょうか?」

ということで、早速に、
ドロップボックスをその担当者のパソコンにダウンロードしました。
で、メールアドレスとパスワードを登録しました。
これでいわば、本人のIDが登録されたのです。
あとは、会社のパソコンだろうと、家のパソコンだろうと、
インターネットに接続してIDを入力すれば、
いつでも仕事のデータがその場で見ることができます。
「こんな便利なものがあるんですか!」
「10年以上前からありますよ!
 うちは10年遅れているんですよ!」

で、関東工場の担当にも同じくドロップボックスの
ダウンロードとID登録をしてもらいました。
あとは、共有したいファイルを入れる保管庫を選んで、
関東工場の担当者に、共有するためのメールを送信するだけです。

この手のことに関しては、
社内に知っている者がいるかいないかで、IT化の進行が大きく異なります。
また、社内のどこかに知っている者がいても、
必要とする部署にいなければ、使いこなせません。
「ほら、これでもうファイル共有ができましたよ。」
「ほんとにお金かからないんですか?」
「かかりませんよ!」
と、どこまでもなぜ無料なのかが、気になるようだったのです。

(古山喜章)

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