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2019年2月26日 (火)

中小企業のIT化「えっ、そこからですか?」②

訪問先で実務の打ち合わせをしていると、
「えっ、そこからですか?」
と言いたくなるくらい、
IT化が進んでいない状況を、目の当たりにするのです。

②稟議書の回覧人数を減らしなさい

ある会社で、稟議書を電子化して回覧している会社がありました。
それならIT化されていて問題はないのか、
と思うと、問題があるのです。
「回覧人数が10人以上で多すぎて、稟議書が通るまで、
 紙でやっていたときと同じくらい、時間がかかってます。」
と言うのです。
それではなんの意味もありません。
なぜそんなにも回覧に人数が多いのかたずねました。

「本当に決済が必要な人以外にも、
回覧されるように設定しているからです。」
「どうしてそのような人にまで、回覧するんですか?」
「あとで、それは聞いていない、とか、
 そんな稟議が回っているんだったら、
こちらにも情報を入れておいてほしい、
とか言う人が他部門から出てきて、結局、回覧人数が増えたんです。」
「じゃあ、決済というよりも、単なる回覧板じゃないですか?」
「そうなんですよ。でも人数が多いと、どこかで停滞したり、
 文言訂正程度で差し戻す人も増えて、回るのが遅れるんです。」
「稟議書をIT化するのはスピードアップのためなのに、
 本末転倒ですね。」
「そうなんですよ…。」

「じゃあ、ある役職者が承認したら、
他部門の同じ役職者にも自動通知が行くよう、
設定すればいいじゃないですか?」
「そんなことできるんですか?」
「おそらく電子回覧システムなら、その機能がありますよ。
 仮に今はなくても、オプションであるはずですよ。
 オプションでもなければ、
その機能があるシステムに変えたらいいじゃないですか。」
というわけで、10人以上いた回覧者は、半分以下になったのです。

電子回覧の場合、運用面で特に多いのが、この問題です。
どんどん回覧人数が増えて、停滞を起こしてしまう、
というものです。
新たなシステムを導入すると、多くの場合、
何らかの不具合が発生します。
しかし、そのような不具合を回避する仕組みは、
用意されているのです。
それを使えばいいだけのことなのです。
もう一歩、踏み込まないから、
「ITは役にたたない。」
「使いづらい。」
「意味がない。」
と、アナログ人材に切り捨てられてしまうのです。

IT化で不具合があれば、改善のチャンスと見て、
取り組んでほしいのです。

(古山喜章)

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