中小企業のデジタル化は遅れています 小売り・外食業 ⑦

世間ではＡＩ、ＩｏＴの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

小売・外食編⑦　各種記録用紙のデジタル化

店舗には、さまざまな点検や記録の書式があります。

設備の点検記録、トイレ清掃の実施記録、

冷蔵庫の温度記録、健康管理の記録などなど。

安心・安全への要望などが高まるなか、

点検や記録の業務はどんどん増えてきました。

中小企業の各種店舗では、その多くがまだまだ、

紙への手書きによる記録、という方法で行われているのです。

例えば１ケ月分の記録・点検表なら、

毎月月末には、

翌月の点検・記録表と入れ替えなければなりません。

で、古い点検・記録表は、店舗内で保管するのか、

本部に社内便で送って保管するのか、

という流れになることが多いです。

数十店舗もあれば、これだけでも膨大な紙の量です。

さらに、いったいいつまで保管するのか、となります。

保管期限が決まれば、

その期限がきたら廃棄する、という業務が必要になります。

となると、期限に到達する書式は毎月発生してきますが、

廃棄の業務を毎月することはありません。

ある程度まとめて廃棄します。

やったことがある者からすれば、絶対に夏場にはやりたくない業務です。

それだけで汗だくです。

ここに至るまで、かなりの業務量です。

しかも保管していても、改めて見ることはまずありません。

ならすぐに捨ててもいいのか、となると、

そうはいかない、となり結局、

ひたすら「紙を運ぶ・保管する・捨てる」

という紙対応が必要になってくるのです。

表には見えにくい業務ですが、確実に誰かがやっている業務です。

もちろん、付加価値を生むことはありません。

労務費や紙の経費、保管場所の賃料、などが支出されるだけです。

ならばせめて、各種の点検・記録表をデジタル化し、

タブレットを使って点検・記録してほしいのです。

そして通信機能により、

本部や店内パソコンで共有できるようにすればよいのです。

そうすれば、

・あちこちに点検・記録表を設置・入れ替えしなくてもよい

・電子保管され、運ぶ必要がなくなる

・膨大な紙の量が減る

・保管場所が不要になる

・廃棄業務が不要になる

・日付や時間のごまかしができなくなる

・新しい点検・記録表は本部から一括で各店へ配信できる

などなど、利益貢献しないムダ業務が削れるのです。

今までのやり方のままでは、

多くの小売店・外食店は、収支トントンの損益分岐点さえ、

維持できなくなりつつあるのです。

「紙対応」は昭和の経営者による遺物です。

昔のやりかたなのです。

新たな時代に適応するやりかたに、変えてほしいのです。

（古山喜章）