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2019年9月

2019年9月30日 (月)

中小企業のデジタル化は遅れています 設備型労働集約サービス業 ④

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

設備型労働集約サービス業④ お掃除ロボットの活用

 

家庭用では、お掃除ロボットがかなり普及してきました。

ICOの事務所でも、2台のお掃除ロボットが活躍しています。

デコボコした床は苦手ですが、平坦な場所なら、

結構つかえます。

 

設備型労働集約サービス業で、

このようなお掃除ロボットを特に使ってほしいのは、

介護施設です。

 

介護施設は、とりわけ清潔を求められる場所です。

しかも汚れやすいです。

スタッフも利用者も歩き回り、24時間稼働しています。

なので、定期的に清掃をすることになっています。

しかし、ご存知のとおり、介護現場は極度の人員不足です。

清掃をする予定であっても、介護サービスの必要が生じると、

やはりそちらを優先します。

そのため、清掃がおろそかになりがちなのです。

 

ならば、お掃除ロボットを使えばいいのです。

それも、

運用している施設で重宝がられているのは、

充電スタンドに自分で戻るタイプのロボットです。

それなら、ほとんど放置状態でも、床清掃はまかせれます。

「いやぁ、そのタイプは高いですよ。」

と言われますが、何より、ヒトがいないのです。

ないものを調達する方が、結果的に高くつきます。

お掃除ロボットなら、よりどりみどりで購入できます。

 

また、

「利用者がロボットにつまずいてケガを負わせるかもしれません!」

という声もあります。

しかし、歩いている利用者も、スタスタ歩く人はいません。

ゆっくり歩いておられます。ロボットの動きもゆっくりです。

ロボットがよけるし、利用者も慎重に歩いておられます。

 

お掃除ロボットが集めたゴミの処理は必要ですが、

それは人間がやっていても、同じことです。

ならば、このようなロボットを活用してほしいのです。

介護スタッフは介護業務に少しでもおおく専念できるよう、

配慮してあげたほうが、喜ばれるはずです。

 

介護施設だけでなく、

病院、ホテルや、大規模商業施設などでも、

お掃除ロボットはもっと活用されてもよい、

デジタルアイテムなのです。

 

(古山喜章)

2019年9月27日 (金)

回収サイトを縮めましょう その14

愛知工業(仮)が得意先のY社に、

売掛金の回収サイトの短縮交渉を行いました。

 

Y社の財務課長から、決算書の提出を要求されました。

 

とりあえず、決算書そのものの提出は、1回断り、

必要な数字が分かれば、それをお伝えする、

という方針をとりました。

 

そのことをY社に伝えたのですが、

やはり、「決算書をお願いします。」

 

その後、2、3回やりとりして粘りはしましたが、

どうしても決算書が必要と言われてしまいました。

 

それだけ要求されるのは、

財務課長は本気だということです。

 

ここまで来たら仕方ありません。

社内で検討して、最終的には社長にもお伺いをたてて、

決算書を提出することを決定します。

 

しかし、決算書を見られると、

不安なことが一つだけありました。

 

 

それは、

愛知工業の財務体質が非常に良い、

ということです。

 

愛知工業は利益率も高く、何より無借金です。

これはこれで素晴らしいのですが、

それを見たY社は何と言うのか?!

 

「全然、資金繰りに困ってないじゃないか!

それなら、リクエストに応える必要はない!」

 

そう思われないか、少し心配していました。

 

 

「決算書は、郵送でもよいですよ」

と言われたのですが、

やはりきちんと説明したかったので、持参することにしました。

 

当日、改めてY社と顔を合わせます。

「このたびは、門外不出の決算書を持参しました。

Y社様からのご依頼ということで、特別に提出させていただきます。」

 

Y社の課長からも丁寧にお礼のあいさつをいただきました。

 

「では、こちらが決算書です。よろしくお願いいたします。」

 

Y社の財務課長が決算書に目を通した瞬間に、

顔つきが変わったのです。

 

(福岡雄吉郎)

 

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今回は、

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2019年9月26日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 設備型労働集約サービス業 ➂

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

設備型労働集約サービス業➂ インカムの活用

 

イベント会場やパチンコ店など、

大きな声や音が飛び交うなかで、

スタッフが連絡をとりあう手段として使われるのが、インカムです。

バイクのツーリングでも、ライダー同士、

ヘルメットに搭載されたインカムで会話をするのに使われています。

無線による双方向の通信機器で、複数人数でも離れたまま、

会話をできるのが特徴です。

 

ホテルでは運用している場面を見ることが増えてきました。

が、病院や介護施設では、まだ運用事例が少ないのです。

ある病院の病棟でクレームがありました。

看護師の声が大きく病棟内に響き渡ることが多い、

ということでした。

調べると、他の看護師を呼んだり、指示を出したりする声でした。

病棟には病室が複数あり、どのスタッフがどこにいるか、

見た目にはわかりづらいです。

そのため、大きな声を出していたのです。

 

で、インカムを使うことにしました。

「今はスマホのアプリを使って、スマホをインカムにできますよ。」

と、その病院にいた、ITに詳しい人材が教えてくれました。

「それならやってみよう。」となりました。

NTTの「ボイスカム」というサービスを使いました。

スマホをインカムとして使いますが、通常の電話着信が入れば、

即座に電話モードに切り替わります。

各自がスマホから無線でイヤホンに接続します。

なので、コードもなく、ハンズフリーで対応できます。

 

運用後、

「病棟内がとても静かになりました!」

との声があがりました。

以前は看護師の大声が飛び交い、

入院患者にとっても、働くスタッフにとっても、

落ち着かない空間だったのです。

皆にとって、居心地が改善されたのです。

 

始まりは、ひとりの入院患者からのクレームです。

その声があがる前も、誰もがきっとそう思っていたのです。

ありがたいお声をいただき、しっかり耳を傾けることで、

より良い空間提供ができることになりました。

 

病院や介護施設では、

インカム活用がまだまだ少ないのが実情です。

しかし、職場でスタッフ同士が連絡を取り合うには、

便利なデジタルアイテムなのです。

同じ悩みを抱える職場であるなら、活用を検討してほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年9月25日 (水)

回収サイトを縮めましょう その13

愛知工業(仮)が得意先のY社に、

売掛金の回収サイトの短縮交渉を行いました。

 

当初、Y社の財務課長も前向きな姿勢を見せていたものの、

答えは、「NO」でした。

 

Y社には、当初、サイト1ヵ月と伝えていました。

それは「NO」との回答であったため、

「では、2カ月でご検討ください」と伝えて帰ってきました。

 

それから2週間ほどしてから、

Y社の財務課長から一本のメールが入ります。

 

「本格的に検討するため、

愛知工業さんの最新の決算書を見せてください。

 

当社では、新規に口座を開設する場合、

もしくは、今回のように既存の条件を変更する場合は、

協力会社の決算書を頂くルールになっています。

 

どうかご理解ください。」

 

 

来ました。

 

決算書の依頼です。

 

これは、何を表すのか?

 

Y社の財務課長は、稟議をあげるため、

ついに本腰を入れた、ということです。

 

これはこれで一歩前進とも取れますが、

正直、大手得意先といえども、

最新の決算書は出したくありません。

 

愛知工業は、帝国データに財務情報を公開していますので、

大まかには、把握できます。

が、もっと細かいレベルでの決算書を要求されてしまったのです。

 

 

しかし、愛知工業としても、出来るだけ、出したくありません。

 

「営業部長、とりあえず、決算書そのものの提出は、1回断ってください。

必要な数字が分かれば、それをお伝えする、ということで対応しましょう。」

 

(福岡雄吉郎)

 

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2019年9月24日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 設備型労働集約サービス業 ②

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

設備型労働集約サービス業② 自動精算機の活用

 

小売り・外食業編の際に、券売機のことを申し上げました。

あれは外食店での前払い精算機です。

一方、ホテルや病院の場合は、

前払いだけでなく、後払いの自動精算機も活躍しています。

小売業のスーパーマーケットも、

後払いのセルフレジ導入が進んでいます。

 

要は、前払いにせよ、後払いにせよ、

会計業務の自働化を進めてほしいのです。

ハイクラスのホテルならともかく、

ビジネスホテルはすべて、自動精算機の会計で何ら問題ありません。

 

特に、

ビジネスホテルでチェックインがたてこむ時間帯に、

なんだかんだと注文の多い客がいると、

単純なチェックンで会計待ちのこちらは、

どんどんイライラがつのります。

ホテルでも病院でも、ややこしいお客はいます。

それは人が対応し、会計だけの客は、

機械で対応してくれたほうが、客の立場としても嬉しいです。

それに、新人が対応してモタつかれるより、機械の方が安心です。

 

また、病院で自動精算機を導入しようとすると、

必ず次のような声が出ます。

「うちは高齢者が多いから、そんな機械での精算はムリです。」

病院なのですから、高齢者が多いのは当然です。

そんなことを言っていたら、

いつまでたっても人がすべて対応しないといけません。

 

ある病院でのことです。

そのような声があるものの、

自動精算機を少しずつ増やしてゆきました。

もちろん、現金もカードも対応可能です。

自動精算機を増やしつつ、一方で

受付での会計対応人員を減らしてゆきました。

 

自動精算機といっても、そんなに操作が難しいことはありません。

いちばん最初に扱う際に、すこし戸惑うだけです。

3~4回も使えば、すぐに慣れます。

それこそ、高齢者はこまめに病院に来ているのです。

慣れるのもその分、早いのです。

さらに慣れた人は、病院でよく会う知人に、

「あの機械で精算した方が早いしラクだよ。」と広めてくれます。

 

結局、その病院では基本、自動精算機での会計になりました。

高齢者には難しいと言っていた現場のスタッフたちも、

その様子を見て、何も言わなくなりました。

「前の方がよかった。」という声は全くなかったのです。

 

ホテルや病院に関わらず、

デジタル化を進める際、その直接の現場スタッフが最も嫌がります。

やりかたを変えるのが面倒なのです。

なので、現場に任せっぱなしにせず、

デジタル化を進める本部サイドの担当者が、

現場スタッフと密に打ち合わせをしながら、進めてほしいのです。

自分たちが主導で進めるのでなければ、

現場スタッフにも協力者が生まれてきます。

そうなれば、デジタル化へ変わるスピードも、速くなるのです。

 

(古山喜章)

2019年9月20日 (金)

回収サイトを縮めましょう その12

愛知工業(仮)が得意先のY社に、

売掛金の回収サイトの短縮交渉を行いました。

 

当初、Y社の財務課長も前向きな姿勢を見せていたものの、

答えは、「NO」でした。

 

サイトを短くする、しないの交渉に持ち込む前に、

「おたくの事務処理は、適当ですね。

適当な会社からのリクエストなど、到底受けることなどできない」

という回答なのです。

 

「そうですか、それは申し訳ありませんでした。

わかりました・・・・」

 

これでは、せっかく交渉の場に来た意味がありません。

 

私からY社の財務課長に交渉します。

 

「事務処理に落ち度があったという点については、

申し訳ありません。

 

これは今後、同じようなことがないように、

会社のなかで対策を考えるようにします。

 

ただ、それはそれとして、

お支払サイトの短縮の話とは別にお考えいただけないでしょうか?

 

前回、お話させていただいた際に、

  • ●様(課長)から前向きなお返事を頂いておりました。」

 

論点がすり替えられないよう、言うべきことは言います。

 

「しかし、やはりご希望をそのままお受けすることはできません。

愛知工業さんだけ特別扱いにするわけにはいかない、

というのが当方(Y社)の考えです。」

 

「・・・・・・・わかりました。

 

事務処理についてはこちらの不手際があったということもありますので、

改めて、“サイト2カ月”という条件でご検討いただけませんか?」

 

実は、こちらの最初の希望は、

「サイト5カ月を1ヵ月にしてほしい」と伝えていたのです。

 

ずいぶん、強気な希望のように思われるかもしれませんが、

こちらも1ヵ月が通るなんて最初から思っていません。

 

最終的に現在の5カ月から2~3カ月に短縮できれば御の字、

と思っていました。

とりあえず、かなり高いところからボールを投げておいたのです。

 

この強気の希望が、こういう場面で生きることがあるのです。

 

当初は“サイト1ヵ月”と伝えていた条件を、

譲歩して、「2カ月で検討ください」と伝えたのです。

 

 

しばらく、沈黙があったあと、Y社の財務課長が口を開きます。

 

「分かりました、改めて検討しましょう」

 

 

(福岡雄吉郎)

 

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2019年9月19日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 設備型労働集約サービス業 ①

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

設備型労働集約サービス業① SNSの活用

 

設備型労働集約サービス業といえば、

ホテルや病院・介護施設等、

集客のための建物に内装や設備を抱えながら、

人手によるサービスを提供する業種です。

損益計算書では、労務費の比率が高くなります。

特に病院の場合、売上に対する労務費比率は50%を超えます。

公立病院の6割は営業赤字、という要因はここにあります。

 

しかも労務費は今なお高騰しています。

現状で数%の営業利益が出ていても、放置すれば、

すぐに営業赤字に陥る、という状況なのです。

この業種こそ、デジタル技術をいち早く活用すべきなのです。

 

例えば病院です。入院患者のいる病棟は24時間営業です。

勤務者はそれぞれシフトで入れ替わります。

その際、その場にいない従業員に伝えることがたくさんあります。

患者ごとの容態の変化、

新たな患者の特質、

本人やご家族からの要望、など、さまざまです。

 

これらのことを知った従業員が、他の従業員に申し送りをします。

これまで最も多く使われていたのが、手書きの「申し送りノート」です。

書くのも大変ですが、読むのも大変です。

ノートは職場にある一冊だけです。

書き手と多数の読み手で共有するだけでも、時間を要します。

当然、モレやヌケが出ます。

それが、クレームのもとになります。

で、クレーム対応に追われ、口コミで評判に影響します。

結果、集客や採用に影響を及ぼします。

特に病院や介護施設は地域密着型の事業です。

口コミや評判・噂の影響が、大きいのです。

 

しかし最近は、ラインなどSNSを活用して

任意のグループで情報を共有する、

ということが可能になってきました。

文章でもいいし、写真でもいいし、

書くのが面倒なら、自らしゃべって動画を撮影しても構いません。

情報共有できるSNSにその情報を上げればいいのです。

 

SNSなら、他の従業員はいつでもどこでも、

情報をスマホで閲覧することができます。

そういうと、

「個人のスマホを業務用に使わせるのはよくないんじゃないですか」

とおっしゃる方がいます。

要は、わずかながら個人でのコスト負担がかかります、

と言いたいのです。

 

それなら、月額で相応の手当を支給すればよいだけです。

「また労務費が上がります!」とさらに言われるのですが、

それで情報共有が迅速強固になり、クレームが減り、

評判がよくなるのなら、安いものなのです。

手書きで申し送りノートを書かなくなるだけでも、

余計な残業時間が減るのです。

 

しかも、そのような文句を言う人も、

個人では友人たちとSNSでグループを作成しているのです。

その利便性を承知しているのです。

それならなおのこと、その利便性を、

職場で活用する方策を、考えてほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年9月18日 (水)

回収サイトを縮めましょう その11

愛知工業(仮)が得意先のY社に、

売掛金の回収サイトの短縮交渉を行いました。

 

当初、Y社の財務課長も前向きな姿勢を見せていたものの、

「少々確認したいことがございまして、

お手数ですが、本社へお越しいただけませんか?」

と連絡がありました。

 

当日、本社で面談を行った際、

開口一番次のように言われました。

 

「先日のご希望ですが、

リクエストにお応えすることはできません。

 

前回の打合せのときに、

当社が愛知工業さんに支払っていない(未払いの)代金があって、

ご迷惑をおかけしている、というご指摘がありました。

 

そのあとで、弊社内で調べたところ、

実は、その分については、愛知工業さんから請求書を受け取っていない、

ということが分かりました。

 

こういうことがある以上、

弊社としては、そういうお取引先からのご要望は受けかねます。」

 

 

要するに、こちらの不手際があって、

そういう不手際をおこすような取引先は信頼できない。

だから、そういう信頼できない先からのリクエストなど受けることはできない、

ということですね。

 

 

「えっ・・・・」

 

その事実はこちらも把握していませんでした。

 

というか、それが事実かどうかも??です。

 

しかし、ここで、「請求書を出した、出してない」と

争っても平行線のままです。意味がありません。

 

前回、財務課長は前向きな回答でしたが、

おそらく、上層部に話を持っていったときに、

「NO」となったのだと思います。

 

それで、何か理由を探さなければいけない、

ということで、このようになったのかもしれません。

 

「さすが、大企業だなぁ・・・。」

 

こちらの営業部長も「・・・・」という状態です。

さてさて困りました。

 

(福岡雄吉郎)

 

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つまり、会社にお金をためるかを、丁寧に解説させていただきます。

 

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2019年9月17日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 小売り・外食業 ⑫

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

小売・外食編⑫ 規程・マニュアル等のデータ化

 

多店舗展開している業種において、

就業規則などの各種規程は、各店舗への設置が必要です。

各種申請用紙や業務マニュアルも、同様です。

しかし、

これらをすべて紙で対応していると、管理がたいへんです。

 

例えば就業規則や規程です。

変更があれば、総務から各店舗へ社内便などで送ります。

で、変更前のものと差し替えてもらい、

古いものを破棄してもらいます。

これだけのことなのですが、それが思うように進まないのです。

 

店舗へゆくと、古い文書がそのまま保管されています。

「このあいだ変更分を送りましたけど、これ、古いままですよ。」

と言うと、

「ああ、そういえば来てましたね。どこかにあると思います。

 また差し替えておきます!」

と、こんなやりとりになるケースが多いのです。

結局、店舗にしたら、そんなことはあとまわし業務なのです。

面倒くさいし、すぐにしなくても、不便がないのです。

そのくせ、必要になったときには、

「すぐに最新の規程を送ってください!」などと言ってきます。

 

各種申請書類もそうです。

出張や冠婚葬祭、産休など、

店舗でも時折必要になる申請書があります。

紙で対応していると、各店舗にあるはずなのに、

「送ってください!」と連絡が入ります。

「店にあるでしょ。」と言うと、

「どこにあるかわからないんです!」とか、

「なんか古くてずっと前のものしかないんです!」

などと返ってきます。

 

結局、文書類を店舗で管理させること自体、無理があるのです。

今なら、グループウェアで文書類を管理して、

店舗で閲覧することは容易になりました。

申請書も、データ入力で申請可能ですが、

紙で申請したいのなら、申請書データを印刷すれば対応できます。

従業員が閲覧できるようにしておくべき文書も同様です。

 

そうすれば、

総務などの管理側が文書データを最新のものに入れ替えるだけで、

差し替え業務は完了します。

確認の手間もいりませんし、面倒なやりとりも起こりません。

 

最近はようやく、

サイボウズなどのグループウェアを活用して、

店舗に必要な文書をすべてデータ管理している、

という中小企業が増えてきました。

導入コストがかかるものの、結局はそのほうが安上がりなのです。

そのことに気付いてほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年9月13日 (金)

回収サイトを縮めましょう その10

愛知工業(仮)が得意先のY社に、

売掛金の回収サイトの短縮交渉を行いました。

 

すると、財務課長の口から、

またしても意外な答えが、ご丁寧に返ってきたのです。

 

「確かに、皆さまのおっしゃる通りです。

回収サイトが長いということは、私たちも承知しています。

 

ただし、これには理由がございまして、

実は、当社もお客様から受け取るサイトが非常に長いのです。

 

回収サイトが半年くらいのお客様も多くございます。

この点は、是非ともご理解いただきたいところではございます。

 

ただし、これは当社サイドの問題でございまして、

御社に押し付けるわけにもいきません。

 

ご指摘の通り、業界的にもサイト短縮の流れは

強くなっておりますので、財務部としても検討いたします。

 

個人的には、以前から改善したいとも思っておりましたので、

前向きに検討したいと存じます。

ただ、本件は、私の一存では決めかねますので、

少々お時間をいただきたく存じます。」

 

このようなことを言われました。

 

なんとも、非常に低姿勢で、

物分かりのよい財務部だったのです。

 

こちらも、「何卒よろしくお願いいたします!」

と丁寧にごあいさつして、その日は引上げました。

 

「これは、案外、苦戦せずにいけるかもしれないなぁ~」

手ごたえを感じました。

 

それから1カ月くらいしてから、

営業部長から財務課長にメールをいれました。

 

すると、次のように言われたのです。

 

「少々確認したいことがございまして、

お手数ですが、本社へお越しいただけませんか?」

 

あれ?!嫌な予感するな~、

直感的にそう感じ、改めて本社へ伺ったところ、

その予感は見事的中したのでした。

 

(福岡雄吉郎)

 

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すると、財務課長の口から、

またしても意外な答えが、ご丁寧に返ってきたのです。

 

「確かに、皆さまのおっしゃる通りです。

回収サイトが長いということは、私たちも承知しています。

 

ただし、これには理由がございまして、

実は、当社もお客様から受け取るサイトが非常に長いのです。

 

回収サイトが半年くらいのお客様も多くございます。

この点は、是非ともご理解いただきたいところではございます。

 

ただし、これは当社サイドの問題でございまして、

御社に押し付けるわけにもいきません。

 

ご指摘の通り、業界的にもサイト短縮の流れは

強くなっておりますので、財務部としても検討いたします。

 

個人的には、以前から改善したいとも思っておりましたので、

前向きに検討したいと存じます。

ただ、本件は、私の一存では決めかねますので、

少々お時間をいただきたく存じます。」

 

このようなことを言われました。

 

なんとも、非常に低姿勢で、

物分かりのよい財務部だったのです。

 

こちらも、「何卒よろしくお願いいたします!」

と丁寧にごあいさつして、その日は引上げました。

 

「これは、案外、苦戦せずにいけるかもしれないなぁ~」

手ごたえを感じました。

 

それから1カ月くらいしてから、

営業部長から財務課長にメールをいれました。

 

すると、次のように言われたのです。

 

「少々確認したいことがございまして、

お手数ですが、本社へお越しいただけませんか?」

 

あれ?!嫌な予感するな~、

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『社長の決算書の見方・読み方・磨き方』

会計事務所任せの決算書では、稼いだお金が残りません!

決算書は、できあがってくるものではなく、意図をもって作るものです。

財務の基礎を学び、実用的な決算対策情報が満載の一冊です!

難しい会計用語は使いません!社長だけでなく、

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2019年9月12日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 小売り・外食業 ⑪

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

小売・外食編⑪ 履歴書のデータ化

 

店舗のバックヤードを拝見していると、

机の引き出しから、履歴書がバサッと出てくることがあります。

「なんですかこの履歴書は?」

「あ、それはたぶん、不採用の方のです。」

「不採用なら返却しないといけないでしょ。」

「そうなんですが…、返せていないんです。」

などとなります。

 

しかし、よく聞くと、

採用となった人のもあるし、退職した人の履歴書もあります。

履歴書でパンパンに膨れあがったクリアファイルが

出てくることもあります。

結局、管理が出来ていないのです。

 

「これ、どうするんですか。」と尋ねると、

「折を見て整理します。」などとなります。

 

店舗のアルバイトの面接は、

店舗スタッフが行っている、というケースが多いです。

そのため、履歴書が店舗にたまりがちになるのです。

本部の人事担当がよほどうるさく言わない限り、

多くの場合、店舗での履歴書管理はほったらかしになります。

 

要は、管理しきれないのなら、

履歴書もデータでもらえばいいじゃないですか、

と言いたいのです。

「でも、手書きのほうが、熱意が伝わるじゃないですか。」

とおっしゃる方がいます。

じゃあ、熱意のある人ばかり採用できているのか、

と言えば、そんなことはありません。

 

それに、そういう人たちが、

手紙やハガキを手書きで書くか、と言えば、

ほとんどそんなことしていません。

伝えたいことがあれば皆、

メールやデジタル文書を使っているのです。

だからといって、熱意がないとか、心がこもっていないとか、

感じることはないはずです。

 

確かに、

手紙やハガキを送るなら、手書きのほうが、

より心がこもっているように感じます。

もらうとうれしいものであり、安易に捨てれないです。

 

しかし、履歴書は手紙・ハガキとは異なります。

今は電子履歴書もあります。

新卒ならまず、エントリーシートをデータでもらうはずです。

応募をいただく際に、

「先にメールで履歴書を送信ください。

 手書きでなくて構いません。」

としておけばよいだけです。

書く側も、手書きだと書きなおしができず、大変です。

 

電子履歴書なら少なくとも、保管場所に困りません。

名前の検索ですぐに必要なデータを探せます。

店舗にとって、管理がラクなのです。

手間がかかって管理がしきれない、

というのなら、管理しやすい方法に、変えればよいのです。

 

(古山喜章)

2019年9月11日 (水)

回収サイトを縮めましょう その9

愛知工業(仮)が困っていたのは、

Y社が現場で請求書をなくす、ということでした。

要するに、相手先の都合で、未収金になる、というケースです。

 

この場合、どうしていたか?

それは、もう1回請求書を出しなおしていたのです。

 

現場の担当者は、「もう1回出しなおしてくれる?」

と申し訳なさのかけらもなく、当たり前のように

請求書の再発行を求めていたのです。

 

交渉にいった時点で、

そうした請求書を再発行していて未収金になっているものが、複数あったのです。

この点についても、本社の財務課長に伝えました。

 

すると、次のような言葉が返ってきました。

 

「それは、申し訳ありませんでした。

速やかにその現場に確認をとり、

至急、お支払いさせていただきます。」

 

これには、営業部長もびっくりです。

 

これまでの愛知工業の社内では、

そんなことをお客様に言おうものなら、取引を切られるかもしれない。

「そんなうるさく言うんだったら、お前のとこには注文しない」

と言われると思っていたからです。

 

しかし、私は以前から、そんなことはないと、

営業部長に伝えていました。

 

「現場と本社は違いますよ。

本社は、コンプライアンスに神経を尖らせています。

だから、払うべきものは払う!という意識は強いです。

どの会社も、現場と本社は対立しますが、

最終的に代金を払うのは、本社です。

だから、本社に交渉すれば、よい方向に転ぶはず。」と。

 

まさにその通りになりました。

 

また、本題のサイト短縮については、次のようなポイントで伝えました。

 

・サイト短縮は時代の流れである

・Y社は得意先のなかでも、特に長い

・愛知工業は、Y社の満足度を高めるため、優良な仕入先、外注先を確保している。

・このため、愛知工業から仕入先、外注先への支払サイトは短い

・つまり、愛知工業は「回収が遅く、支払いが早い」ため、資金負担が大きい

(将来何かあれば、すぐに経営危機に陥ってしまう)

 

すると、財務課長の口からまたしても意外な答えが返ってきたのです。

 

(福岡雄吉郎)

 

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2019年9月10日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 小売り・外食業 ⑩

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

小売・外食編⑩ 発注の電子化・自働化

 

多店舗展開している小売店・外食店の場合、

商品、材料、資材など、本部への発注業務がつきものです。

その発注業務においても、

まだまだ遅れている中小企業が多いのです。

 

20年以上前なら、

手書きの発注用紙をファックスで受注本部へ送信する、

という方法がまだまだ多かったです。

店舗が多いと受ける側も大変でした。

読み取れない文字や数字を電話で確認しながら、

本部のシステムへ数人がかりで入力したりしていたのです。

しかしさすがに、そこまで遅れている小売り・外食店は減りました。

少なくとも、受発注のシステムが導入されています。

 

とはいえ、そこに入力する元データは、

発注の書式に手書きで書いている、

というケースは見かけるのです。

しかも、

「発注業務は誰でもできる、というものではない。」

と、多くの店長は思い込んでいます。

なので概ね、店長や二番手社員が、発注業務を担っています。

 

しかし、

その発注データを受ける側の業務を経験していた立場から言うと、

店長たちが入力してくる注文データなど、

適正な販売数のあてにはまったくならない、

ということでした。

 

そのため、

急に電話が入ってきて、

「たのむから追加をしてほしい!」

「たのむから減らしてほしい!」

などということがしょっちゅうだったのです。

今もその点は変わらない、

という小売り・外食店が多いと思われます。

 

結局、販売推移や在庫をもとに、

自動で発注データを算出し、その数字に任せたほうが、

精度としては高いのです。

あとは、催事・イベントなどの特殊要因を反映させる、

見なおし作業をすればよいだけです。

それでさえ、例年の催事・行事となれば、

過去のデータをもとに、自動算出することも可能になりました。

 

そうすれば、店長や二番手社員が、

発注業務に手を取られる時間は大きく短縮できます。

その分、他の店舗管理業務に時間を活用できるのです。

 

受発注システムを現在運用しているのなら、

その業者にでも構いません。

「自動発注できるシステムに変えたいので提案してほしい。」

と言えばよいのです。

各社とも、喜んで引き受けるはずです。

それに、システムも160万円を超えるなら、

即時償却の対象となります。

現状のシステムで満足せず、

新たな領域へ、踏み込んでほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年9月 9日 (月)

決算対策セミナーを開催します!

3月決算の会社は、9月が中間期であり、

1年の折り返しを迎えます。

 

今期の着地予想、どの程度になるでしょうか?

売上、営業利益、税引前利益は?

 

多くの会社が期末ギリギリで

「あぁ、こんなに利益が出るとは!!

 でも、税金はできるだけ払いたくない!」

と慌てて節税対策を行います。

 

しかし、期末ギリギリ、それも焦って行う対策では、

効果的な手は打てません。

用意周到にエビデンスを残しながら、

決算対策を行う必要があるのです。

 

そこで、アイ・シー・オーコンサルティング式の

決算対策セミナーを来月、東京と大阪で開催させていただきます。

 

自社の財務体質を強くするための実務を

具体的な実例をまじえて、

1日かけて講義いたします。

 

決算書の見方から始まり、

銀行対策、税務対策を通じて

いかに社外流出を抑えるか、

つまり、会社にお金をためるかを、

丁寧に解説させていただきます。

 

今回は、

東京会場      11月28日(木)

大阪会場      11月22日(金)

の開催となります。

(申し込みはこちらから)

 

みなさまのご参加、お待ちしております!

 

(福岡雄吉郎)

 

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2019年9月 6日 (金)

回収サイトを縮めましょう その8

とある会社で行った、

サイト短縮交渉の内容をご紹介します。

 

愛知工業(仮)の例です。

 

Y社との取引で問題になっていたのは、

単にサイトが長い、という問題だけではありません。

 

Y社の売掛金が未収になった場合が、

これまた問題なのです。

 

未収になったら問題?

単に、払ってもらえばいいだけでしょう?

 

その通りなのです。

しかし、これができていなかったのです。

 

売掛金が未収になる理由は何だと思われますか?

色々と理由はあるのですが、

愛知工業が困っていたのは、

Y社が現場で請求書をなくす、ということでした。

要するに、相手先の都合で、未収金になる、というケースです。

 

この場合、どうしていたか?

 

それは、もう1回請求書を出しなおしていたのです。

 

するとどうなるでしょうか?

 

請求書を出した時点から、またサイト5カ月になるのです。

1回、未収になったら、売上代金を回収するのに

1年もかかる、ということなのです。

 

こんなおかしな話はありません。

しかし、愛知工業はもちろん、

業界的にもそれが半ば当たり前、いわゆる業界慣行だったのです。

 

請求を忘れていたとか、

こちら側の理由で、未収金になっていたのならまだしも、

なんで、相手側の都合で未収になったのに、

また5カ月も待たなければいけないのか?

よくよく考えるとおかしいことなのですが、

それでも、愛知工業の営業マンからしたら、

それが当たり前、という感じなのです。

 

サイトの短縮と併せて、この点も改善いただけると助かります、

と丁寧に伝えました。

 

すると、財務課長の口から、

思いもよらぬ言葉が返ってきました。

 

(福岡雄吉郎)

 

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2019年9月 5日 (木)

水害被災の病院

昨年は岡山、今年は佐賀、

小さな川の氾濫で大きな病院が周りを水に囲まれ、

駆け込んだ市民や病人は酷い目に合っています。

 

今回は佐賀県大町町の順天堂病院が被災されています。

「あれ どこかで見た気がする!」と思い 机を捜してみるとありました。

順天堂病院 売上14億4千万円

  経常利益▲2.8億円 税前利益1.2億円

 

アレ?  あの建物で売上収入が14億で、経常利益が赤字の2.8億円。

それでいながら税引前利益は1.2億円の黒字を出している。

どういう事?

わざわざ税金を支払うために、周りの目を気にしてか?

黒字にしているのでしょうか?

写真で見る限り、まだ新しい病院。

一階にあった医療機器はすべてダメでしょうね・・・お気の毒に!

 

県の順位は4番目に来ています。順天堂病院は!

ちなみに1位の病院は、私が関係している病院ですが、

経常利益3.4億円あります。税引き前利益▲9.3百万円で赤字です。

3.4億円の経常利益はそのままキャッシュフローとして残ります。

営業利益高、経常利益高は常に黒字化を目指しながら、

特別除去損を計上して(オフバランスの追求)財務改善を目指さないと、

病院は設備投資金額が高いのですから、合法的に節税しないと。

身軽にしておかないと風水害のマサカと言う坂がどの企業にも来るのですから・・
Juntendou2

冠水し流出した油と水につかった住宅や順天堂病院(中央)。

(井上和弘)

2019年9月 4日 (水)

回収サイトを縮めましょう その7

とある会社で行った、

サイト短縮交渉の内容をご紹介します。

 

愛知工業(仮)の例です。

 

ようやく本社の財務部までたどり着きました。

 

Y社から指定された前日、

顧問先の愛知工業の営業部長から連絡がはいります。

 

「すみません、明日の面談ですが、

急遽延期してほしい、と先方から連絡がありました。」

 

ここにきて、やっぱりそんな要望は聞いてられない、

ということなのでしょうか?

 

「え~?!なんでですか?」

 

「先方の担当者が、インフルエンザにかかったみたいです。

今月は時間がとれないので、来月の中旬以降にしてほしいとのことです。」

 

スタートから、いやな感じだな~。

 

気を取り直して、翌月に面談を再調整し、当日を迎えます。

 

Y社の大きな本社ビルを訪ねると、出てこられたのは2名。

こちらは、取締役、営業部長、Y社担当の営業マン、私の4名です。

 

「お忙しいところ、お時間いただき、ありがとうございます。」

早速、名刺交換をすると、その名刺には、

「財務部 課長」とあります。

 

相手は大企業、こちらは一中小企業です。

さすがに部長までは出てきませんね。

 

あいさつもほどほどに、早速本題に入ります。

今回の要件は、事前にY社内で共有されているからか、

財務部の課長は、こちらが説明しなくても、

おおよその趣旨は、分かっていただいているようでした。

 

こちらは、まずは現状を説明します。

 

・各支店でサイトが異なっていること

・一番長い支店で、サイトが5カ月となっていること

 

これについては、これまで説明してきたとおりです。

 

実は、もう1つ、愛知工業にとっては、

とても悩ましい問題があったのです。

その問題も、この機会にY社に伝えようということにしていたのです。

 

(福岡雄吉郎)

 

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2019年9月 3日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 小売り・外食業 ⑨

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

小売・外食編⑨ シフト管理のデジタル化

 

タイムカードがデジタル化されていない小売り・外食業の場合、

往々にして、勤務シフト表も手書きが多いです。

ホテル、病院、介護などの現場でも同様です。

 

概ね、店長か2番手くらいの社員が、シフト表を作成しています。

手順としては、店舗の従業員全員が、

毎月の締め切り日までに勤務希望や休日希望の日を店舗に提出し、

それをまとめてシフトを作成してゆきます。

できあがったらバックヤードのどこか、

皆が見れるところに貼り出してゆきます。

 

で、その月が始まります。すると、

「子供が熱を出しましたので。」

「体調が悪いので。」

「急用ができたので。」などと、急な変更が入ります。

労務コストが重要視されているなか、

誰かが休んでも回るような、余裕のあるシフトは作成していません。

そもそも、かつかつのシフト表です。

急なシフト変更希望は、店長クラスにとって一大事です。

 

店長以下のスタッフは、代わりの出勤者を探します。

ラインで連絡したり、電話をしたりします。

いなければ、

「社員でカバーするしかないな」となります。

で、月初に貼りだしたシフト表に、修正が書き込まれてゆきます。

一か月の終わりころになると、

シフト表は修正だらけになっています。

「こういう修正があるんで、

 手書きがいちばんやりやすいんです。」

と、店舗管理者たちは言います。

 

こういう方法でされているのは、

20年以上の社歴を持つ会社であることが多いです。

なぜなら、その頃はそれしか方法がなかったからです。

つまり、その方法に慣れているのです。

そして年配者が多いです。

となると、慣れた方法を変えることが、億劫になるのです。

 

社歴が浅い会社は、若い社員が多いです。

デジタル機器に慣れています。

「シフト管理のようなめんどくさいこと、

 こうすればできるじゃないですか。」

と、スマホやパソコンで管理できるシステムを、

平気で導入します。

手書きでするほうが、手間がかかる、コストがかかる、

記録データとして残らず活用できない、

ということを、考えずともわかっているのです。

 

若者はデジタル社会で生きてきたので、システムやITが基本です。

年配者はアナログ社会で生きてきたので、手書きや手計算が基本です。

 

シフト管理で言えば、

“店舗 シフト管理”と入力してインターネット検索すれば、

大手からそれ以外まで、多くのシステムが上位に現れます。

手書きシフトに慣れている人たちは、

それらを見ることも知ることもなく、

「手書きがやりやすい」と思い込んでいるのです。

いまどきのシフト管理システムは、

急な対応が必要な場合はどうするのか、ということも、

盛り込み済みなのです。

いつまでもアナログに頼らず、

時代の流れに即した方法に、変えてほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年9月 2日 (月)

中小企業のデジタル化は遅れています 小売り・外食業 ⑧

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

小売・外食編⑧ タイムカードのデジタル化

 

小売り・外食店だけではありませんが、

タイムカードが昔ながらの紙対応になっている、

という中小企業はまだまだ多いです。

最もよくあるのは、両面が赤色と青色で分かれていて、

半月分ずつ、カードにガチャン!と打刻するタイプです。

 

しかも、

両面に名前と年月を手書きしなければなりません。

そして、月初の朝イチに、カード立てに入れて並べます。

準備だけでも大変ですが、その保管も大変です。

 

そもそも、紙ベースなので、賃金計算するには、

手計算が必要となります。

数十店舗・部署とあれば必ず、打刻モレが多々あります。

その都度、確認しなければ賃金計算が固まりません。

私もかつて、給与計算業務を担当していたとき、

数十店舗のタイムカードを一手に引き受け、

データ入力して計算していました。

それだけでも、丸一日を費やしてしまうのです。

 

それでもおかしなもので、入力が早くなると、

その道のベテランになったような錯覚に陥るのです。

その後、タイムカードは廃止し、店舗ではバーコードを、

工場では当時としては最先端の指紋認証を取り入れました。

入力作業はおろか、タイムカードの準備も保管も、

必要なくなりました。

あの労力と自己満足はなんだったんだ、と思いましたね。

 

工場のパートのおばちゃんのなかには、

「あたしらみたいな作業してたら指紋なんかないで!」

と、手のひらを見せて反対する人もいました。

とにかく、事あるごとに何か言いたい、

という人たちが、ウヨウヨいたのです。

『いやいや、しっかり指紋あるやん。』と思いましたが、

そこで頭ごなしに論戦しても、こじれるだけです。

「そうなんですか。それは大変ですよね。

 いつもおつかれさまです。

 そういう場合は、このバーコードを使ってくださいね。」

となんとか説得し、併用する形で乗り切りました。

 

店舗でも、指紋までいかずとも、

バーコード対応や、社員カードで時間を登録する、

というところくらいまでは、進めてほしいのです。

勤怠データさえあれば、賃金計算はすぐに出来上がるのです。

たまに、

「デジタル化したらごまかせなくなります。」

という経営者がおられます。

要は、サービス残業に頼る体質から抜け出せていないのです。

それは危険なのです。

やがてブラック企業の烙印をおされるだけです。

 

「どこに言えば進めれるのかわからない!」

という方がおられます。そんな場合は、

会社のシステムを担う取引先に相談すれば、

紹介くらいはしてくれます。

勤怠データは毎日発生し、蓄積されてゆきます。

それが紙かデジタルなのかで、あとの業務量は大きく異なります。

手間のかからない賃金計算のやり方になっているか、

ぜひとも自社の確認をしていただきたいのです。

 

(古山喜章)

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