中小企業のデジタル化は遅れています 小売り・外食業 ⑫

世間ではＡＩ、ＩｏＴの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

小売・外食編⑫　規程・マニュアル等のデータ化

多店舗展開している業種において、

就業規則などの各種規程は、各店舗への設置が必要です。

各種申請用紙や業務マニュアルも、同様です。

しかし、

これらをすべて紙で対応していると、管理がたいへんです。

例えば就業規則や規程です。

変更があれば、総務から各店舗へ社内便などで送ります。

で、変更前のものと差し替えてもらい、

古いものを破棄してもらいます。

これだけのことなのですが、それが思うように進まないのです。

店舗へゆくと、古い文書がそのまま保管されています。

「このあいだ変更分を送りましたけど、これ、古いままですよ。」

と言うと、

「ああ、そういえば来てましたね。どこかにあると思います。

　また差し替えておきます！」

と、こんなやりとりになるケースが多いのです。

結局、店舗にしたら、そんなことはあとまわし業務なのです。

面倒くさいし、すぐにしなくても、不便がないのです。

そのくせ、必要になったときには、

「すぐに最新の規程を送ってください！」などと言ってきます。

各種申請書類もそうです。

出張や冠婚葬祭、産休など、

店舗でも時折必要になる申請書があります。

紙で対応していると、各店舗にあるはずなのに、

「送ってください！」と連絡が入ります。

「店にあるでしょ。」と言うと、

「どこにあるかわからないんです！」とか、

「なんか古くてずっと前のものしかないんです！」

などと返ってきます。

結局、文書類を店舗で管理させること自体、無理があるのです。

今なら、グループウェアで文書類を管理して、

店舗で閲覧することは容易になりました。

申請書も、データ入力で申請可能ですが、

紙で申請したいのなら、申請書データを印刷すれば対応できます。

従業員が閲覧できるようにしておくべき文書も同様です。

そうすれば、

総務などの管理側が文書データを最新のものに入れ替えるだけで、

差し替え業務は完了します。

確認の手間もいりませんし、面倒なやりとりも起こりません。

最近はようやく、

サイボウズなどのグループウェアを活用して、

店舗に必要な文書をすべてデータ管理している、

という中小企業が増えてきました。

導入コストがかかるものの、結局はそのほうが安上がりなのです。

そのことに気付いてほしいのです。

（古山喜章）