中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務①

世間ではＡＩ、ＩｏＴの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

管理部門業務①　源泉徴収票のデジタル管理

総務・人事・経理など、管理部門こそ、

人員を減らすべく、デジタル化が欠かせません。

これまで述べたことのなかには、

管理部門に関わることも多かったです。

が、ここで改めて、管理部門業務で

デジタル化すべきことについて、書かせていただきます。

給与明細のデジタル化については、以前に述べました。

ここで言いたいのは、ちょうど今くらいの時期に準備に入る、

年末調整時に配付する、源泉徴収票のデジタル化です。

「給与明細はデジタル化しましたが、源泉徴収票は紙のままです。」

という会社がありました。

「えっ、うちは源泉徴収票もＩＤを使って

　ウェブ上で見れますよ。」と別の社長が言うと、

「源泉徴収票の印鑑はどうするんですか？」となりました。

源泉徴収票に、印鑑は必要不可欠なものではありません。

そもそも、実印を押すわけではないはずです。

角印が多いのではないでしょうか。

単なるお墨付きであり、法的効力はなにもないのです。

今まで捺印しているから、必要なものだと思い込んでいるだけです。

デジタル化されている会社では、

一年間は源泉徴収票を各自ウェブ上でアクセスして、

各自でプリントアウトする、という形のシステム運用が多いです。

もちろん退職後も、一年間はアクセス可能です。

特に労務担当者にとって、

時期外れの源泉徴収票の発行業務は、とかく面倒くさいものです。

“ローンを組むので”

“転職するので”

“保育園の申し込みに”

などと、従業員は欲しい時に申し出てきます。

しかし、

不定期に１枚だけ発行するなど、非効率なこと極まりないのです。

申し出てくるのが退職済みの人なら、なおさら面倒を感じます。

しかも、定期的に配布したり、退職時に渡したりしても、

あとで必要なときにもう一度申し出てくる人がいます。

“もらったんですけど、見当たらなくて･･･。”

と、実はたいして探していなくても、平気で頼んできます。

ならば、

各自でデータにアクセスして印刷してもらえばよいのです。

源泉徴収票の発行業務は、かなり非生産的な業務です。

そんな業務こそ、デジタル化してほしいのです。

（古山喜章）